Planifier ne doit pas être difficile

C'est lundi !

Il est temps de commencer à travailler. Prêt à affronter la semaine, la première chose qui vient à l'esprit est : “Que dois-je faire aujourd'hui ?” et perdre un temps considérable à chercher et à choisir que traiter en premier.

Les débuts sont assez chaotiques

Longtemps, j'ai eu la même approche dans mon travail : je faisais ce qui me semblait juste sur le moment. Je laissais les résultats parler d'eux-mêmes. Lorsque, j'ai finalement décidé d'essayer une approche différente, soit de suivre un système structuré et planifié, cela m'a permis d'avoir une vue d'ensemble. J'ai été choquée d'être passée à côté aussi longtemps.

Tu as probablement déjà essayé de planifier ta semaine de travail. Tu t’es assis, peut-être dans un endroit calme ou à ton bureau en réfléchissant à la semaine à venir. Mais, la tâche, c’est montrer plus difficile que prévu. Même lorsqu’on est bien placé pour réfléchir et que l'on a un objectif clair en tête, il peut être dur d'élaborer un plan qui convienne et qui fonctionne. C’est quelque chose de nouveau, et notre cerveau va facilement se laisser distraire et l'on finira par faire autre chose. Le plus gros risque, c’est de faire passer à la trappe des tâches importantes.

Ainsi, il est compréhensible de supposer que la planification est compliquée ou que l'on a besoin d'expérience pour utiliser un système de planification. Mais, la vérité, c’est que non, planifier, c'est plutôt simple, cela demande juste un peu d’effort et une méthodologie.

Tu es peut-être dans le cas, où tu sais que tu devrais planifier, cependant tu ignores comment faire. C’est normal, il s’agit d’un défi auquel de nombreuses personnes sont confrontées. Voir tous, car personne ne naît avec la science de la planification. La difficulté réside dans le fait de faire des plans, lorsqu’on doute de ce que l'on planifie. La clarté est la première chose nécessaire avant de se lancer dans cet exercice.

Si tu manques de clarté dans ton activité, “Les secrets des fondements d’une activité alignée à sa vision”, pourrait bien t’aider à mettre un peu d’ordre. Ça t’aidera à comprendre que tout est lié et qu’il est nécessaire que tes fondements soient bien posés pour que ta planification soit au service de tes objectifs. C’est la première partie et ici, c’est la suite logique. Parce que pour arriver à planifier ton travail au quotidien, tu dois connaître d’abord tes objectifs, tes sous-objectifs et les projets du mois (plan d’action).

Comment planifier son mois, sa semaine ou sa journée ?

Lorsqu'il s'agit de planifier sa semaine, il y a deux questions clés à se poser :

Comment planifier pour obtenir les meilleurs résultats ?

Et, comment puis-je planifier au mieux de mes capacités ?

La première question porte sur ce que l'on prévoit comme action pour atteindre un certain résultat.

Il s’agira d’effectuer une décomposition des tâches à effectuer selon le plan d’action préalablement effectué en amont, puis de les répartir.

La deuxième question porte sur la façon dont on planifie : comment aborde-t-on le processus et comment le fait-on fonctionner ?

Enfin, c’est là que rentre en jeu, le planning de travail. Il présente l'attribution de temps sur une période donnée (planning quotidien, hebdomadaire, mensuel).

Ce que je te conseille et qui marche pour moi, c’est d’avoir une vision globale des événements importants du mois dans ton agenda. Je partage les étapes essentielles qu’il faut utiliser afin de tous faire rentrer dans son agenda (Moi j’utilise Google agenda) :

1. Poser les événements récurrents

Commencer par rentrer tous les événements récurrents qui ont lieu dans le mois. Il se peut que ce soit un cours de danse, entraînement ou formation, qui ne sont pas forcément liés directement à l’activité, mais qui ont un impact sur le temps à disposition. Pour les événements fréquents, utiliser la fonction événement récurrent dans son agenda et choisir la fréquence, pour éviter de rentrer tout manuellement.

2. Poser les événements avec date fixe

Après les événements fréquents, viennent ceux qui sont à une date unique. Que ce soit une conférence, une formation, une réunion, ou même une échéance d’un projet. Tout ce qui dispose d’une date fixe, est à rentrer à ce moment-là, si ça n’est pas déjà fait.

3. Se donner des jours à thème

L’objet de tout un article ! En résumé, il s’agit de s'accorder des jours à thème ou modèle, que l'on réserve pour des activités du même genre, le fameux batching, Jour Client (Customer day, ça sonne mieux en anglais), Création de contenu, etc. Le plus connu, c’est le CEO day, le jour qu’on se réserve pour traiter les affaires interne de son activité, que ce soit la comptabilité, de l’administratif ou de la planification. Ils peuvent être utilisés hebdomadairement ou mensuellement. L’avantage d’utiliser des jours à thème, c’est qu’un modèle ou procédure a été écrite à l’avance pour faciliter l’utilisation, le jour donné.

4. Faire attention à son énergie

C'est également quelque chose qu’il est important de considérer quand on planifie ! On est tous différents face à ça. J’ai tendance à combiner les jours à thème selon mon énergie. Ainsi, il est réellement important de discerner son chronotype et comprendre ses cycles hebdomadaires ainsi que journaliers. Par exemple, pour mon énergie hebdomadaire, je sais que les lundis mon énergie est au plus bas, puis augmente au fil des jours pour redescendre vers vendredi. Par conséquent, je prends soin de programmer des tâches qui ne me demandent pas trop d’énergie le lundi.

Quant au cycle journalier, voici différent profil, appelé aussi chronortype, qui donne les meilleurs moments de concentration :

5. Organiser les projets en cours

Voici le moment de mettre sur son planning, les tâches à effectuer pour faire avancer les projets. On peut utiliser deux techniques différentes.

• La première : définir précisément dans son agenda ce que j’effectue comme tâche de telle heure à telle heure.

• La 2ᵉ technique : quand on dispose d’un système de gestion de projet externe à son agenda, d’y bloquer uniquement des moments de focus pour avancer sur tel et tel projet.

6. Laisser de la place à l’imprévu

Pour finir, il ne faut pas combler tous les trous dans son agenda, puisqu’il y aura toujours des imprévus qui s’y glisseront. Il vaut mieux laisser des moments de libre entre chaque activité, afin de ne pas être trop stressé parce que l’activité juste avant aura duré plus longtemps que prévu. Pour rester serein et arriver au bout de sa “to do” journalière, ne pas mettre plus de trois grandes activités ou tâches dans la même journée.

Les avantages d’avoir un planning

Bien que planifier semble fastidieux, c'est en fait beaucoup plus facile que l'on pense. Tout ce qui est à faire est d'imaginer à l'avance à quoi ressemblera sa journée de travail et d'établir un plan en fonction de cela. Cela parait simple, mais une fois essayé, on comprend à quel point cela peut être puissant.

L'avantage d'avoir une planification, c’est que ça facilite le travail vers un objectif. Plus besoin de chercher tout ce que l'on doit faire aujourd'hui, demain et le lendemain. Le processus donne également un moyen de travailler ses objectifs, lorsqu’on n’est pas dans les meilleurs endroits pour réfléchir.

L'objectif cette année est peut-être de gagner CHF 100 000 grâce à son activité. Si aucun plan n’est établi, le travail effectué pourrait faire gagner CHF 50 000 par an. Quand un plan est mis en place, cela permet d'ajuster en cours de route le travail à faire pour atteindre le but. Lorsqu’on travaille pour un objectif précis, cela aide à rester motivé plus facilement. Avoir un plan, permet plus aisément de rester sur la bonne voie, parce que l'on sait ce qui doit être fait pour l’atteindre. En choisissant cette voie, c’est plus de travail à fournir au début, mais cela veut dire aussi plus de récompenses et arriver plus rapidement à ses fins.

Posséder un planning signifie, par ailleurs, donner un cadre de travail et également montrer où va son temps. Ainsi, on sait exactement où porter son énergie. Sans ça, la tendance serait de s’éparpiller. Lorsqu’on sait ce que l'on doit faire, il est plus facile de planifier sa journée. Cela permet aussi de travailler de manière efficiente afin de débloquer plus de temps libre dans son agenda.

Conclusion

Par conséquent, planifier peut-être une activité fastidieuse, mais c'est simple !

Commencer seulement par le bon côté, à savoir quel est l’objectif à atteindre pour le mois ?

→ Quels sont les sous-objectifs ? → Quel est le plan d’action

Ensuite, après avoir répondu à ces questions, on peut suivre la méthodologie des 6 étapes pour faire son planning. À savoir, poser les événements récurrents, poser les événements avec date fixe, se donner des jours à thème, prendre soin de son énergie, organiser les projets en cours et enfin laisser de la place à l’imprévu.

Afin de pouvoir travailler en toute efficience, avoir un visuel sur ses prochaines semaines, tout en restant dans la flexibilité.

C’est pouvoir travailler sans plus se prendre la tête à savoir quoi gérer en premier, être détendu parce que tout est sous contrôle.

As-tu l’habitude de planifier ton travail ?

J’espère que grâce à cet article, tu n’auras plus peur de planifier tes semaines afin d’avoir une vision sur ton futur.

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À bientôt

Eunice