Comment structurer son espace de travail centralisé sur Notion ?
Dernière mise à jour : 14 févr.
Connaissez-vous Notion, l’app tout-en-un qui remplace beaucoup d’autres outils ?
Aussi flexible et cool qu’est cette application, les défis pour la dompter sont aussi nombreux lorsque l’on manque des bonnes bases et pratiques. Beaucoup trop d’utilisateurs, dont des entrepreneurs en ligne, l’utilisent de manière désorganisée, sans structure, avec quelques notes et blocs par-ci et par-là. Cela les conduit à perdre leur temps et finir par abandonner. Retour à la case départ, papier et crayon !
Mais comment faire pour créer un espace sur Notion qui fonctionne selon ses besoins ? Et si je vous fournissais des conseils pour structurer efficacement les bases dans Notion, et exploiter tout le potentiel de l'outil ?
Notion, à quoi ça sert ?
C’est une application disponible sur ordinateur ou téléphone, généralement vous aurez besoin d’une connexion Internet pour que ça fonctionne. Elle remplace beaucoup d’autres outils parce qu’avec, on peut : prendre des notes, créer des calendriers, gérer des bases de données d’informations telles que CRM, finances, calendrier de contenu, idées, etc. C’est comme avoir un second cerveau !
Son plus grand pouvoir, celui-là même qui fait que l’on peut rapidement s’y perdre et abandonner, c’est son côté flexible et personnalisable très poussé. C’est comme partir d’une feuille blanche et finir avec un chef d’oeuvre ! Il n’y a pas de secret, ça prend du temps à construire et ça demande un travail préparatif en amont.
Avez-vous les bases pour construire votre espace de travail avec Notion ? Connaissez-vous les bonnes pratiques ?
Les bases dans Notion
1. Lister ses besoins
Il est important de faire ce travail en amont avant de se lancer à corps perdu dans la création de votre espace. Écrivez, dessinez ou faites un schéma de ce que vous souhaitez gérer en son sein. Vous pouvez commencer par vous poser les questions suivantes :
Quels domaines ou pôles vais-je introduire dans cette espace ?
Quelles informations dois-je mieux gérer et suivre ?
Pour chaque domaine : quelle information ai-je besoin de voir rapidement ?
2. Le fonctionnement de Notion
Notion est fait de pages et de bases de données.
Les pages peuvent s’imbriquer les unes dans les autres comme les dossiers et sous-dossier de votre ordinateur. Tout peut être créé à partir d’une page. Généralement, si vous n’avez pas sélectionné de template, ces pages sont vides.
Les bases de données peuvent être créées directement sur une page, en mode base de donnée full page, ou bien avec une vue choisie sur la page en question. Les bases de données, c’est là où vous devrez gérer une liste de données de même type, par exemple : votre liste clients, vos idées, votre to do list, etc. Les bases de données permettent de manipuler facilement l’important volume d’informations.
Lors de la création des bases de données, il faut les regrouper à un endroit (dans une page) afin de ne pas les toucher directement. En effet, on ne travaille pas directement avec les bases de données originales, mais on rappelle les bases de données et on joue avec les différentes vues et filtres.
3. Les fonctionnalités supplémentaires
Quand vous vous trouvez sur une page vierge, vous pourrez bien sûr ajouter du texte, mais il existe plein d’autres options dans la liste déroulante. C’est à partir de cette liste que vous pourrez créer et rajouter des bases de données dans vos pages, y mettre des images ou des vidéos, des cases à cocher, des toggles (listes cachées) et bien plus encore.
Les tableaux simples Dans cette liste déroulante, vous pouvez créer des tableaux simples, juste avec des colonnes et des lignes, sans chichis. Aucune fonction spéciale !
Les fonctionnalités dans les bases de données Une fois que vous aurez créé vos bases de données, vous pourrez aussi rajouter des colonnes avec des fonctionnalités supplémentaires telles que des cases à cocher, des listes déroulantes, des emails, des liens Internet, des statuts, des contacts, etc.
Définir une structure cohérente de son espace de travail
Pour jouir d’un espace cohérent, il est important d’avoir une structure travaillée et claire. La navigation doit être fluide, sinon il sera difficile de s’y retrouver.
Créez une première page que vous nommerez par exemple “espace de travail”, “home”, ou encore “accueil”. Elle sera votre page principale, là où toute votre structure se tiendra.
Une fois que vous avez cette “Page d’accueil”, vous pourrez créer d’autres pages à l’intérieur. Voici un exemple de pages :
Une fois vos pages créées, vous pourrez vous lancer dans la création de vos bases de données, selon vos besoins. N’oubliez pas ensuite de les regrouper dans une page pour travailler uniquement avec des bases de données que vous rappellerez par la suite.
Vous créerez ainsi un espace où vous pourrez gérer toutes les bases de votre activité. À savoir que Notion peut vraiment aller beaucoup plus loin : ne vous limitez donc pas seulement à cette liste, mais cherchez à maîtriser et suivre chaque domaine de responsabilité !
Comment centraliser tout au même endroit ?
Vous avez sûrement toute une liste d'outils que vous utilisez au quotidien. Avec Notion, vous pourrez commencer à faire le tri. Certains en effet, deviendront obsolètes. Concernant ceux qui sont indispensables pour votre métier, vous pourrez les intégrer à votre espace de travail centralisé pour une productivité maximale.
Voici les options d'intégration les plus courantes avec Notion :
Créer une page Notion à partir d'un nouvel email reçu dans Gmail.
Ajouter une tâche Notion à partir d'un nouveau message dans Slack.
Enregistrer un nouveau message dans Notion lorsque vous ajoutez un tweet à une liste de favoris sur Twitter.
Créer une page Notion à partir d'un nouvel événement dans Google Agenda.
Ajouter une nouvelle ligne à une base de données Notion à chaque nouveau lead généré dans Salesforce.
Mettre à jour une page Notion lorsqu'une opportunité est marquée comme gagnée dans votre CRM.
Ajouter un nouvel article de blog Notion à partir d'un flux RSS spécifique.
Enregistrer une nouvelle tâche Notion lorsque vous ajoutez une carte dans Trello.
Créer une page Notion à partir d'un nouvel enregistrement dans Airtable.
Mettre à jour votre CRM dans Notion lorsqu'un nouveau client est ajouté à votre liste d'abonnés dans Mailchimp.
En connectant vos outils, vous allez centraliser les informations essentielles : en un coup d'œil et au même endroit, vous aurez les éléments d'autres applications dans votre espace de travail. Cela pourra vous aider à gagner du temps et surtout à automatiser le flux de travail. Plus besoin de faire des allers-retours entre les applications et de copier les informations.
Pour connecter vos applications et outils entre eux, vous pouvez faire appel à Zapier ou Make, des outils qui permettent d'automatiser des tâches et de passer les données d'une plateforme à une autre.
Conclusion
Pour pouvoir disposer d’un bon espace de travail sur Notion, rappelez-vous de lister vos besoins avant de vous lancer. Ainsi, vous pourrez construire votre espace avec une structure cohérente. En parallèle ou même avant, vous pouvez également tester l’application avec les templates directement disponibles. Prenez le temps de tester chaque fonctionnalité simple puis avancée.
Une fois que vous êtes plus à l’aise et que vous avez dessiné votre structure, vous pourrez créer votre espace afin de gagner en clarté et maîtrise dans votre quotidien.
Faites évoluer votre espace au fur à mesure que vos besoins grandissent, explorer les possibilités des fonctionnalités avancées et connectez vos applications entre elles ! Notion est un outil qui pourra vous aider à accomplir beaucoup.
Vous avez besoin d’aide pour le faire ?
Je peux vous proposer deux solutions : participer à un atelier sur Notion, pour vous donner davantage de matière et de piste sur le sujet, ou vous accompagner pour la création de votre espace pour votre activité.
Moi, c’est Eunice, je suis consultante en organisation et experte Notion. J’accompagne les créatrices de contenus à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de systèmes d’organisation.
La création d'espace de travail ça me connait, n'hésitez pas à réserver un appel découverte pour discuter de votre situation.
Comments