Comment créer un second cerveau pour gagner en clarté et ne plus rien oublier

Nous vivons dans un monde hyperconnecté, où l’information et les données deviennent le nerf de la guerre. Qui arrivera à capter notre attention dans ce bain d’informations continu ?

En effet, nous évoluons dans un environnement de plus en plus pollué par l’information. Notre cerveau doit sans cesse jongler avec toutes sortes d’informations et je doute qu’il arrive à bien filtrer et ne retenir que celles qui sont importantes.

Je ne compte plus le nombre de fois où j’ai oublié de faire quelque chose d’important. Depuis quelques années, j’ai l’impression que mon cerveau n’arrive plus à retenir tout ce flux, il m’arrive même d’avoir des moments d’absence. Sans compter qu’il s’amuse à filtrer et à ne retenir que ce qu’il veut ! Que ce soit des dates, des événements, des tâches ou des idées, si je ne prends pas en note, c’est sûr à 99,9% que je vais l’oublier la minute d’après. J’imagine que je ne suis pas la seule dans ce cas…

L’utilisation d’un système de secours, autrement connu sous le nom de “second cerveau”, est ce qui va vous aider à améliorer votre situation.

Ce que nous traversons

Parfois, quand il y a trop de choses à gérer en même temps, on peut se sentir débordé, confus, stressé et c’est normal. Mais il ne faut pas que cette situation dure trop longtemps. Si vous êtes dans une situation où vous avez l’impression de vous vous éparpillez, de ne pas y voir clair, de ne plus savoir quelles sont les priorités, de jongler avec tellement de tâches que parfois, vous en oubliez au passage, c’est un signe que votre système de fonctionnement arrive à saturation. Vous arrivez le matin à votre poste de travail et là, c'est la panique, vous perdez énormément de temps à décider par quoi commencer.

Vous utilisez une multitude de carnets, des notes sur votre téléphone, dans votre agenda, mais rien n’y fait, il y a toujours des petites choses, voire des choses réellement importantes, qui vous échappent.

Et c’est là que le second cerveau rentre en jeux !

Pourquoi est-il si important, ce 2ème cerveau ? Clarté mon cher Watson !

Notre cerveau n’est pas fait pour retenir, mais pour créer et connecter les idées !

Bien sûr, on peut apprendre à retenir les choses, mais ça demande un effort supplémentaire. Vous me direz qu’à l’époque où, l’on n'avait pas tous ces outils, on devait bien faire autrement, mémoriser les choses avec notre cerveau ou sur plein de papier ! Cependant, il faut reconnaitre que cela nous demande un effort de retenir, car nous devons exercer notre cerveau à la mémorisation.

C’est seulement quand on aura enfin assimilé qu’il est tellement plus performant dans la création, qu’on pourra se sentir revivre. Il ne faut pas s’accabler de mille choses à retenir ! Donnons à notre cerveau l’espace dont il a besoin, afin que plus rien ne puisse l’arrêter, une fois qu’il sera utilisé comme il se doit.

C’est pourquoi il faut pouvoir disposer d’un système fiable pour déposer toutes ces choses que l’on doit retenir : un endroit qui soit toujours disponible à n’importe quel moment et que l'on utilise constamment. Le second cerveau aura comme objectif de trier et de recueillir toutes les pensées et idées, et ceci sous n’importe quelle forme selon ce que vous aurez décidé d’utiliser.

Les avantages d’un bon second cerveau

Disposer d’un tel outil, qui permet de stocker, organiser, trier ou recueillir tout ce qui nous traverse l'esprit, va sans doute révolutionner votre vie.

Parce que si vous n’êtes pas encore convaincu par ce que je viens de vous dire, je vais vous donner ma liste d’avantages à disposer d’un tel système.

1. De l’espace pour avoir de nouvelles idées

Notre cerveau est inondé d’informations à longueur de journée et il ne retient pas forcément que les bonnes. Lorsqu’on se penchera sur une tâche qui nous demande de la réflexion, c’est à ce moment-là que notre cerveau, va magiquement se rappeler ou douter des choses à faire, alors que ce n’était absolument pas le but. Il lui faut donc de l’espace pour penser, pour réfléchir à de nouvelles choses et, s’il est constamment interrompu par des pensées qui divaguent, cela n’aide pas le processus.

Videz votre cerveau des choses qui peuvent être notées ailleurs, limitez la charge mentale pour tout ce qui concerne les rendez-vous, les idées, les rappels, les tâches en attente ou les actions à effectuer. Soyez sûr d’avoir capturé dans votre système tout ce qui pourrait vous distraire, vous inquiéter ou vous stresser. Faites de la place pour la création.

2. Organisation optimale

En ayant un second cerveau, donc un système de capture de vos pensées, de vos idées, de vos tâches à faire, vous pourrez organiser votre activité, voire votre vie de manière optimale. Parce que dans notre cerveau, il est plus compliqué de ranger les choses. Ce nouveau système de capture aidera potentiellement à tirer et à organiser les choses en temps voulu. Vous pourrez programmer des rappels, avoir un visuel sur ce qui vous attend les prochains jours ou juste revenir sur vos idées. Vous pourrez tout compartimenter et retrouver facilement. Le manque d’organisation est un ennemi à combattre.

3. Gain de temps

L’une des ressources précieuses que l’on a tendance à gaspiller, après l’argent, c’est bien sûr le temps. En tant qu’entrepreneur, chef ou manager de son activité, on a souvent l’impression de manquer de temps. On en perd énormément avec les petites choses futiles qui viennent prendre la place des choses importantes. Comme par exemple, la fois où l’on n'a pas noté le changement de mot de passe, ou encore cette fois où l’on a perdu le post-it avec le rappel de contacter Julie sans faute mardi prochain... Ce sont des petites situations qui peuvent paraître anodines, mais une fois qu’on cumule le temps perdu et les conséquences que cela a engendrées, on doit se poser la question : comment puis-je faire autrement ?

Grâce au second cerveau, fini les oublis et l’éparpillement. Oui, car tout sera regroupé au même endroit et grâce à l’organisation préalablement réfléchie, les informations seront accessibles rapidement.

4. Stockage illimité

Notre cerveau est-il limité ? Il a ses forces et ses faiblesses et il est d’une complexité sans nom. Cependant, retrouver les informations dans notre cerveau est un peu plus compliqué que fouiller dans ses dossiers ou sur son bureau. Notre cerveau a une mémoire long terme énorme, mais selon l’environnement, l’état dans lequel on est, il se peut que l’enregistrement de l’information dans notre cerveau soit parasitée : par nos émotions, notre ressenti, ou notre propre compréhension des choses. C’est pourquoi nous avons besoin d’un espace de stockage illimité. Illimité dans la mémoire, mais aussi dans les possibilités de compartimentage et de recherche. Le deuxième cerveau prend encore une fois tout son sens.

5. Ne rien oublier

L’oubli arrive très souvent, si l’on ne note pas les choses ou que l'on n’enregistre pas des rappels automatiques. Il y a certaines choses importantes, qui peuvent être assez catastrophiques si l'on oublie de les faire à temps, comme oublier de payer sa facture de cotisation à temps et avoir des intérêts de retard ou tout simplement oublier ce qu’un client important vous avait demandé. Donc, il n’y a plus d’excuses, maintenant que vous savez comment limiter la casse en utilisant un système organisationnel hors de votre cerveau !

Comment s’y prendre pour le construire ?

1. Lister les domaines que vous souhaitez mieux suivre et organiser

À cette étape, il s’agit simplement de faire la liste des choses que l’on souhaite bien organiser ! Cela peut très bien être la gestion des rendez-vous pro ou privé, le tri des idées, la gestion de projet, la gestion des prospects, ou encore le suivi de ses objectifs. Pensez à tout ce qui vous arrive d’oublier ou que vous avez du mal à suivre, ou encore lorsque vous perdez trop de temps à chercher des informations.

Toutes ces choses douloureuses pourraient être mieux gérées, et il est temps que cela change !

2. Décider d’une procédure de traitement

La deuxième étape, ce sera d’agir ! Il faut que vous vous décidiez d’un chemin clair à prendre. Dessinez ou notez clairement chaque étape pour une situation donnée.

Prenons par exemple : la gestion des rendez-vous pro.

M. Mystère vous contacte et vous vous mettez d’accord pour une date :

→ notez-la dans votre agenda

→ si vous utilisez un agenda électronique, vous pouvez même programmer un rappel le jour même ou la veille

→ s’il s’agit d’un futur client, il est peut-être préférable de préparer l’appel, en se plongeant sur quelques questions basiques et en faisant des petites recherches sur ce fameux Monsieur. (Personnellement, j’utilise des formulaires pour tous les clients qui me contactent, comme ça j’ai déjà un peu de matière pour préparer.)

Notez chaque étape de A à Z, vous pourrez ainsi créer des procédures de traitement claires, voire des modèles pour aller encore plus vite (Exemple de trame : questions et éléments importants à aborder durant l’appel)

En résumé, voici les étapes :

1. Rentrer la date dans l’agenda

2. Programmer un rappel pour moi et le client

3. 1 jour avant préparer l’appel (Utilisez une trame si tous vos appels clients se ressemblent)
   

Faites ce petit exercice avec tous ces éléments dont vous souhaitez mieux vous occuper. Vous verrez qu’au moment de faire cet exercice, cela peut sembler un peu long et barbant, mais par la suite, il n'y aura plus qu’à suivre le chemin déjà tracé et le gain de temps sera énorme !

Trouver l’outil

Pour chaque domaine que vous souhaitez mieux contrôler, suivre et clarifier, il va falloir trouver un outil adapté. Vous pouvez très bien avoir des outils différents avec un objectif précis. Cependant, il est important de fixer une seule source d’entrée et de traitement de l’information spécifique. En d'autres termes, si vous voulez, par exemple, mieux organiser vos rendez-vous et que vous utilisez à la fois un agenda papier et électronique, vous risquez de manquer certaines choses qui étaient sur la version papier, mais pas sur l'électronique, ou vice versa. En utilisant plusieurs outils pour un processus tel que prendre des rendez-vous, il y a des risques que vous vous éparpilliez.

La bonne pratique sera donc de définir l’outil de prise de rendez-vous, en pensant bien à tous ces paramètres. Pour trouver le bon outil, considérez vos besoins ainsi que les critères de l’outil : accessibilité, caractéristiques, prix, facilité d’utilisation, partage, etc.

D’ailleurs, moi, j’utilise Google Calendar, pour noter tous les rendez-vous privés et professionnels ainsi que pour noter les anniversaires. Puis, selon la nature du rendez-vous, ils sont redirigés automatiquement dans mon espace de travail sur Notion. J’utilise donc Google pour un objectif précis (noter les rendez-vous), mais je fais rediriger l’information dans ma planification sur Notion. Ainsi, quand je souhaite planifier ma semaine, je sais exactement quand je suis disponible.

Si jamais, sur mon site internet, je vous partage tous les outils que j’utilise au sein de mon activité :

Voir ma boîte à outils

Si vous envisagez de révolutionner l’organisation dans votre business ou même votre vie perso, je vous conseille vivement Notion. C’est une plateforme tout-en-un, les possibilités sont tout simplement incroyables, on peut vraiment gérer tout ce que l'on veut. C’est un outil apprécié aussi bien des étudiants que de certains entrepreneurs. Par son prix abordable et de sa flexibilité, il est devenu l’indispensable dans ma vie au niveau organisationnel.

D’ailleurs, si vous voulez aussi disposer d’un espace de travail avec Notion afin de pouvoir suivre vos objectifs, gérer mieux vos projets et missions clients, ou encore créer, classer ou planifier du contenu, je peux vous proposer mon offre de création personnalisée :

En 1 jour, je crée pour vous, un espace de travail sur Notion, qui correspond à tous vos besoins afin de vous aider à atteindre vos objectifs les plus fous.

Retrouvez maîtrise, clarté et organisation au sein de votre activité !

En savoir plus

En conclusion,

Notre cerveau a besoin d’espace, de clarté pour pouvoir faire ce qu’il fait de mieux. Nous avons besoin de décharger la pression de toutes ces pensées qui nous traversent. Le “second cerveau” peut être un journal, un planificateur, un espace de stockage de nos idées et bien plus encore. Mettez tout ce qui peut l’être dans ce nouveau système pour vous décharger et organiser mieux votre environnement.

Les avantages d’utiliser un tel système sont, incontestablement, une amélioration de sa condition de vie. (Et je peux dire qu'il a révolutionné la mienne depuis que je l’utilise !)

Il peut prendre différentes formes et se répartir sur plusieurs outils. Cependant, il est bien sûr plus pratique que tout soit centralisé au même endroit, quitte à connecter les outils entre eux si vous en utilisez plusieurs.

Avec un second cerveau, tel que “l’espace de travail centralisé” dites au revoir aux oublis, à la confusion, à la perte de temps et à la procrastination !

Retrouvez le contrôle de vos journées !

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Moi, c’est Eunice, je suis experte Notion & organisation. J’accompagne les entrepreneurs à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de système d’organisation.