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L’indispensable pour gérer mieux son activité : l'espace de travail centralisé

Dernière mise à jour : 20 avr. 2023


L’indispensable pour gérer mieux son activité

J’aime particulièrement avoir de la fluidité dans mon travail. Je suis sûre qu’on a tous vécu, à un moment ou à un autre, la même situation, celle de ne pas retrouver un document ou une information. Puis en la cherchant, elle nous fait perdre le fil et l'on se retrouve à faire autre chose. Pour éviter et limiter ce genre d’événements, l’une des solutions, c’est l’espace de travail centralisé. C’est un super moyen de pouvoir disposer de tout ce que l'on a besoin de savoir, d’utiliser ou de partager au même endroit. J’aborde ce sujet, parce que je vois encore beaucoup trop d’entreprises ou d’entrepreneurs, qui me regardent avec des yeux ronds, quand je parle de système centralisé. C’est un indispensable pour gagner en efficacité.


C’est quoi exactement un espace de travail centralisé ?

Question légitime, pour comprendre concrètement de quoi on parle ici. L’espace de travail centralisé, c’est un système d’organisation mis en place pour gagner en efficacité, car tout est gardé au même endroit. C’est l’endroit où l’on disposera de sa liste de chose à faire (la fameuse “to do list”), une vue sur les rendez-vous et événements, l’endroit également où on y effectuera la gestion de ses projets, la gestion de ses clients, même parfois y mettre sa comptabilité, le suivi de ses dépenses. C'est aussi un tableau de bord avec des indicateurs pertinents pour suivre ses objectifs, et tout ce qui peut être utile au quotidien.


Ce sont généralement des applications en ligne qui utilisent un système avec cloud. Ainsi de n’importe où, l’accès devient facile, tout en étant sécurisé. Si je viens à perdre mon ordinateur ou qu’il y ait un accident au bureau, mes données ne seraient pas perdues. De plus, elles ont tendance à être disponibles depuis notre téléphone portable, pour permettre l'accès rapide à certaines infos. Mais, le pouvoir ultime de ce genre d’application, se situe dans les possibilités d’automatiser certaines actions.


Présentation de système capable de tel exploit

Je travaille presque sans papier 95% de mon activité est sous format digital . J' ai aussi également un petit journal de notes, quand l’envie me prend d’écrire à la main. Cela me permet de disposer uniquement d’un ordinateur et d’une connexion internet. Je peux donc voyager et travailler facilement de n’importe où.


Il y a 2 applications que j’aimerais mettre en avant et comparer pour te permettre de faire le bon choix, si tu décides d’implémenter un espace de travail centralisé. La première, c’est Notion, ce que j’utilise concrètement pour mon quotidien. Je l’emploie même pour le côté perso, dont la gestion de mon budget, planification de mes repas et courses, ainsi que l’organisation de mes voyages. Bref, une réelle pépite pour gérer tous les domaines de responsabilité dans nos vies. Et l’autre application, c’est Click up, que j’ai déjà testé, qui est génial pour la gestion de projet, mais elle reste beaucoup moins flexible que Notion. Cependant, elle a certains avantages, dont l’utilisation intuitive, bien guidé et les automatisations simplifiées.


Voici un tableau de comparaison des 2 applications :

Application

Notion

Clickup

Plan

gratuit (personnel) - $ 5/mois (personnel pro) - $10/mois (team)

gratuit (personnel) - $ 5/ membre/mois (petite équipe) - $9/membre/mois (entreprise)

Structure

Page - bases de données

Diviser en workspace - space - liste

Gestion de projet

À construire de 0 ou à partir de template selon ces besoins, multiple façon de faire, flexibilité totale → peut-être vite maitrisé avec quelques tutos.

Guidé et intuitif → personnalisation limité. Les projets peuvent être gérés par produits qu’on offre, puis par tâches et sous-tâches, la vue de l’avancée est simple et efficace.

Gestion CRM (Clients)

​À construire de 0 ou à partir de template selon ses besoins, multiples façons de faire, flexibilité totale → peut être vite peu intuitif, quand on souhaite croiser les données.

Il vaut mieux partir de templates et les modifier selon les besoins. Dommage qu’on ne puisse pas croiser les données avec d’autres workspace.

Tableau de bord

À construire soi-même → flexibilité totale

Base déjà créé → flexibilité limitée

To do list

Simple d’utilisation, peut également être affiché sous différent format, journalier, hebdomadaire, mensuel, board view, en liste, etc.

Simple d’utilisation et s’affiche sur tableau de bord automatiquement

Flexibilité

Possibilité de reprendre certaines bases de données dans d’autres pages et afficher que les informations nécessaires grâce au système de filtres et de vues.

​Possibilité également d’afficher les listes de tâches avec différentes vues, mais seulement en restant dans le workspace.

Personnalisation

Multiples: image de couverture, icônes et possibilité de mettre des images à l’intérieur des pages pour décorer ou simplement mettre plus de son identité visuelle. Une page blanche qui peut être transformée en œuvre d’art.

Limitée aux couleurs, des icônes peuvent être téléchargées.

Automatisation

​Rappels, message d'alerte peuvent être créé, mais pour l’instant, les automatisations doivent être faites par une application externe tel que Zapier.

​Facile et intégré

Communauté

​Sur Redit une communauté Notion y partage énormément d’astuces et de Template. Les étudiants l’adorent pour organiser leurs cours et révisions.

​En a une également, mais beaucoup plus petite.

Langues

Français, Anglais, japonais

​Français, anglais

Teamwork

Oui

Oui

Professions qui l’adorent

Graphiste, webdesigner, blogger, copywriter, community manager, coach, étudiant

Entreprise de toutes industries avec équipes de plus de 3 personnes qui doivent faire de la gestion de projet.

Pourquoi adopter un système centralisé ?

L’une de mes parties préférées, c’est le tableau de bord, voire en un clin d’œil, les informations importantes du quotidien. Par exemple, mes objectifs du moment, le pourcentage atteint, les tâches du jour, l’avancée de mes projets, etc. C’est comme avoir une photo instantanée de la santé de mon business et l’avancée de ses projets. Mais ce qui a été réellement révolutionnaire, c’est l’infothèque que je me suis créé. C’est une page où j’ai organisé tout le contenu intéressant que je consomme, en passant par les livres (j’en fais des résumés), les articles, les podcasts jusqu’à la vidéo tiktok des derniers endroits à visiter.


Bref, comme ça j’ai tout au même endroit et quand il s’agit de rechercher une information, grâce aux étiquettes ou la barre de recherche, je la retrouve facilement. J’ai plus besoin de faire de screen shoot, et de me casser la tête à retrouver l’information ou à les classer. (Oui avant, j’étais complétement folle, je passais des heures à trier les images capturées dans mon téléphone et je les classais dans mon ordinateur par thème).


Disposer d’un système digital où tout est centralisé au même endroit permet de gagner en temps et clairement en espace ou mémoire. Il n’y a plus besoin d’ouvrir 1200 applications, 30 fichiers, et d’utiliser 10 post-it pour se rappeler, quoi faire avec quel dossier. En plus, si on travaille à plusieurs sur un projet, ça permet d’avoir un suivi clair et précis des choses qui restent en suspens.


D'ailleurs si tu souhaites disposer d'un espace de collaboration sur Notion, tu es à la bonne place ! J'ai créé un template Notion gratuit justement à cet effet. Que ce soit pour collaborer avec tes clients ou des prestataires externes, Notion se partage facilement. Je t'explique tout ceci ici.


Combien de fois, j’ai vu des entrepreneurs ou des entreprises, qui n’arrivaient pas à communiquer correctement entre services ou collaborateurs. Ce sont des dossiers qui partent en retard, c’est du travail fait à double, ou tout simplement des dossiers avec lesquels il manque des informations, donc de la clarté. Je trouve tellement dommage, de ralentir la productivité et l’efficacité quand la communication ne passe pas bien et que le système mis en place ne fonctionne pas avec tout le monde. Que cela soit dû à un manque d’harmonie dans la façon du traitement ou qu’il n’y ait aucun système d’organisation, à la longue, cela posera problème. Quand on décèle des retards sur le rendu de projets, ou tout simplement de l’éparpillement, c’est que le système actuel n’est pas optimal. Il est temps d’y remédier.


Attention, adopter un nouveau système demande du temps de préparation en amont et surtout de créer de nouvelles habitudes d’utilisation.


Tu peux commencer par te poser les questions, qu’est-ce qui marche chez toi ?


Et qu’est-ce qui est à améliorer ?


Besoin d’aide pour implémenter un système de gestion centralisé au sein de ton entreprise ?




Je reste à disposition pour en discuter.


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