Maitriser l’art d’organiser ses documents
Dernière mise à jour : 20 avr. 2023
Passer du temps à chercher des informations, simplement parce que l'on ne se rappelle plus où l’on a rangé le document, c’est tellement frustrant ! Je ne compte plus le nombre de fois que cela m’est arrivé avant que je décide de changer cette situation.
Il y a un moment où l’on se dit que ce n’est plus possible de continuer de cette façon : la perte de temps et l’agacement sont au plus haut point !
C’est le signe qu’il faut faire quelque chose, avant de jeter son ordinateur par la fenêtre dans un accès de colère… (En espérant que ça n’arrivera jamais jusque-là ! Car il y a des jours plus difficiles que d’autres.) Oui je parle de documents numériques, mais avec le papier, c’est la même problématique.
Qu’on se le dise : il y a d’autres options que celle d’enregistrer tous ses documents dans le même dossier ou sur son écran d’accueil. Je vous explique tout ici.
Le fléau de ne pas organiser ses fichiers
Énormément de personne se retrouvent dans cette situation : celle de ne pas avoir pensé à une organisation de leurs fichiers. Oui, la barre de recherche existe, mais encore faut-il que le fichier soit bien nommé et que l'on se rappelle du mot clé avec lequel on l’a enregistré.
De mon côté, pour tout ce qui est personnel comme les images, j’oublie souvent de les renommer correctement ; donc pour les retrouver, c’est uniquement parce que je les range dans des dossiers spécifiques. Dans les cas où la base de données devient trop grande, la perte de temps est assez importante. Cela crée de sacrées frustrations et des émotions négatives (je parle pour moi, mais j’imagine que je ne dois pas être la seule !).
Ne pas disposer d’une structure organisationnelle dans son ordinateur engendre toutes sortes de mésaventures, telles que :
la perte de temps
la frustration
effectuer le travail en double
perdre des informations
le retard des projets
Je vous laisse ainsi imaginer les bons côtés qui sont à l’opposé de toute cette liste qui n’est bien sûr pas exhaustive !
Se dire que l'on doit changer tout ce que l'on a déjà fait jusque-là peut-être un peu défiant, voire complètement démotivant, au vu de la quantité de documents à organiser. Évidemment, c’est mieux d’avoir une bonne organisation dès le début ; mais il faut bien commencer quelque part, et ce même si c’est après plusieurs mois ou années.
Quelques astuces pour commencer à réorganiser vos documents :
Triez uniquement les documents qui vous sont utiles dans cette période.
Décomposez votre session de tri par sections, domaines de responsabilité ou formats de document (images, Word, PDF, etc.)
Débarassez-vous de tout ce qui n’est plus utile, ou créez un fichier archive.
Peut-être êtes-vous encore en train d’hésiter à passer à l’action ?
Je vous encourage vivement à le faire : ça va être libérateur, vous vous sentirez tellement léger et fier à la fin de ce processus de rangement !
Bien sûr, il ne s’agit pas d’une science exacte, et l’organisation est souvent différente de chacun. Quoi qu’il en soit, je vous explique ci-dessous comment classer vos documents.
Comment mettre en place un bon système de classement
Voici la recette qui marche pour moi : à vous de la mettre à votre sauce tout en considérant votre environnement. Si vous travaillez en équipe, il est encore plus indispensable de rapidement mettre en place un système de classement procédurier. Sinon, cela tournera facilement au vinaigre ; parce que vous aurez à jongler non seulement avec vos documents, mais aussi avec ceux des autres. Si, déjà de votre côté vous êtes perdus, imaginez quand on rajoute la petite organisation que chacun crée de son côté… Ensemble, le chaos règne !
(Je vous raconte cela parce que j’ai récemment dû accompagner un de mes clients dans cet exercice de classement, et j’ai vu le chaos qui régnait avec les 10 personnes qui partageaient le même Drive…)
Voici les différentes étapes à suivre pour instaurer un système de classement :
1. Regroupez vos documents par domaine
Il s’agit de faire le point sur tous les domaines de responsabilité dans votre vie, et surtout dans votre ordinateur. Quels sont les grands domaines que vous gérez ?
Voici une petite sélection d’exemple de grandes catégories :
ECOLE | TRAVAIL | PERSONNEL | LOISIR | ENFANTS | PROJET | MAISON
Une fois que vous avez discerné ces grandes catégories, vous pouvez dès lors ranger chaque document dans le bon dossier. Ainsi, vous avez déjà effectué le premier classement - le tri de vos dossiers.
Si vous souhaitez en lire davantage sur l'organisation professionnel "Comment organiser son bureau pour ne plus perdre de temps" est pour vous.
2. Créer une arborescence de dossiers
Une fois que les grandes catégories ont été créées, il faut maintenant les organiser en créant une arborescence de dossiers. Pour cette partie, il n’y a pas de règle : il faut juste compartimenter de façon logique les documents afin de retrouver plus facilement les informations, quand on les cherche.
Voilà quelques exemples d’arborescence :
ECOLE → SEMESTRE → COURS → Différentes sections selon projet de recherche ou examens
Faites bien attention à la hiérarchisation de l’information (ex : date, semestre, année). Veillez à bien classer chaque période de manière identique. Ainsi, pour l’exemple de l’école, les sous-dossiers par semestre auront d’autant plus de sens.
Analysez votre manière de travailler : utilisez-vous certains documents juste pendant certaines périodes ? Est-ce que c’est par semestre ? Trimestre ? ou encore par année ?
TRAVAIL → CLIENTS → PROJET → Identité visuelle, mood borad, rapport stratégique
Pour l’exemple du travail, les possibilités peuvent être infinies. Mon conseil, c’est de discerner le besoin de classification selon le type de documents que l'on produit.
Ici, l’exemple serait pour un(e) graphiste :
3. Nommez correctement vos fichiers
Les documents qui contiennent du texte peuvent être plus faciles à trouver avec la barre de recherche, mais ce n'est pas toujours gagné.
Pour aller encore plus vite avec la barre de recherche, il est important de bien nommer ses fichiers en étant le plus spécifique possible. Pour cela, pensez au mot-clé que vous rentrerez dans la barre de recherche.
Indiquez la nature du fichier, le sujet traité, le cas échéant, la période de référence.
Par exemple :
Facture Beauregard 04.22
Identité visuel Studio Créa - version finale
Cela vous aidera beaucoup lorsque vous devrez rapidement remettre la main sur vos fichiers : vous éviterez ainsi d’avoir à les chercher dans tous les sous-dossiers, ou de ne pas les trouver du tout parce qu’ils ont été mal rangés !
Mais pour être encore plus efficaces dans votre travail et dans la gestion de vos documents, les classer et les nommer ne suffisent pas.
Je vous partage donc encore 3 bonnes pratiques.
3 bonnes pratiques
1. Utiliser un cloud
Je vous recommande fortement d’enregistrer le moins de choses possible sur le disque dur de votre ordinateur, mais de privilégier un système externe tel qu’une plateforme en cloud. Les solutions sont multiples, que ce soit Dropbox, Meta, le Drive de Google, etc. Pourquoi ?
Premièrement, si votre ordinateur vous lâche ou si vous le perdez, les données ne seront pas perdues.
Deuxièmement, si vous disposez de plusieurs ordinateurs, vous pourrez facilement accéder à vos documents qu’importe l’appareil que vous utiliserez. Tout ce que vous faites sur l’un sera enregistré et accessible sur l’autre. Vous pourrez même accéder à vos fichiers depuis votre téléphone portable.
2. Créer des modèles
Au fur et à mesure, vous observerez des similitudes entre différentes rubriques. Pour vous faciliter la tâche, n’hésitez pas à créer des modèles de dossier avec leur sous-dossier.
Ainsi, quand un nouveau client se présente et que vous devez enregistrer des documents pour lui, vous n’avez plus qu’à copier le modèle du squelette de dossier.
3. Trier et archiver
Il est important de garder à portée de main les dossiers utilisés souvent. Pour cela, il faut trier et archiver ce qui n’est plus utile pour la période actuelle, que ce soit par semestre ou par an. Mettez ce rendez-vous dans votre agenda. Accordez-vous une journée pour faire du tri et archiver ce qui n’est plus utilisé.
Ainsi, cela permettra de libérer de l’espace de stockage et de travailler avec plus de clarté. Je rajouterais également ceci : ne laissez rien traîner sur l’écran d’accueil (le bureau), uniquement les applications et raccourcis de dossier utilisés régulièrement.
Épurez le stockage de votre ordinateur : en faisant ce tri, vous pourrez vous sentir satisfaits, comme si vous utilisiez un tout nouvel appareil.
La conclusion
Vous en avez marre du boxon dans vos documents ? C’est peut-être le moment pour vous de changer les choses ! Ne vous découragez pas devant la montagne de travail et le tri qui vous attend.
Rappelez-vous d’y aller étape par étape. Commencer par trouver vos grandes catégories et au fur et à mesure que vous rangez les documents à l’intérieur, effacez tout ce qui n’est plus utile. Puis prenez d’autres jours pour continuer et créer les sous-dossiers. Vous n’avez pas besoin de tout faire d’un coup !
Pour vous motiver davantage à passer à votre nouvelle organisation, je vous en rappelle juste les bénéfices : vous allez gagner énormément de temps dans la création de nouveaux dossiers qui seront déjà presque prêts, et vous allez trouver une meilleure cohérence dans l’ensemble de vos dossiers qui garderont la même structure.
Vous pensez passer à l’action ?
Je serai curieuse de savoir comment ça s'est passé !
Mettez en commentaire si vous pensez changer les choses !
Moi, c’est Eunice, je suis consultante en organisation.
J’accompagne les entrepreneurs à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de systèmes d’organisation.
Avoir une structure cohérente est essentiel pour être efficient dans son travail. C’est pourquoi, je vous aide avec la création d’un espace de travail centralisé. Ceci avec Notion, d’où l’on peut gérer l’ensemble de son activité, notamment pour pouvoir garder les documents et toutes les informations que l'on souhaiterait à porter de main.
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