Comment organiser son bureau pour ne plus perdre de temps
Dernière mise à jour : 29 avr. 2023
Travailler dans un environnement qui manque d’organisation, où tout est empilé et quand l’espace n’est pas optimisé, cela peut vite devenir une expérience désagréable. Je l’ai vécu à plusieurs reprises, aussi bien avec des clients, que pendant mes années en tant qu’employée.
Il suffit d’avoir besoin d’une petite information et perdre une bonne vingtaine de minutes avant de la trouver. Sans compter, que durant ce temps de recherche, on tombe sur d’autres choses intéressantes, que l'on cherchait plutôt. Ainsi, on perd de vue, ce pour quoi l'on s’était lancé à la recherche de, juste avant.
J’ai remarqué que ce cas revenait souvent : quand on cherche quelque chose, on ne le trouve pas immédiatement, mais uniquement une fois que l'on a arrêté de le chercher.
Est-ce que ce genre de situation vous parle ?
Travailler dans un environnement sain et rangé
Il n’y a rien de plus agréable que de pouvoir exercer son activité dans un espace rangé et propre. Où l’on peut se sentir léger et confortable, car tout est sous contrôle. Non seulement, on se sent bien, mais on ne perd pas de temps. Puisqu'on sait exactement où se situe quoi, ce qui reste à faire, et qu’elles sont les priorités.
Notre environnement joue un rôle important dans notre productivité. Oui effectivement, un bureau bien rangé représente un environnement sous contrôle. On dit généralement que c’est le reflet de ce qui se passe à l’intérieur de notre tête.
Alors à quoi ressemble votre bureau ?
Est-il rangé ?
Connaissez-vous concrètement ce qui doit être traité en priorité ?
Parce qu'il peut être source de distraction !
On peut vite être détourné de son objectif quand tout devient urgent ou que les priorités n’ont pas été définies.
Je vois encore trop d’entreprises dépassées par le manque de structure et de discipline. Leur quotidien est fait uniquement d'urgence et de stress. La vision devient floue et tout s'entasse.
Qu’est-ce qui nous tient dans cette spirale de désordre ?
Selon moi, il n’y a pas qu’une raison, mais il existe plusieurs sources à ces maux. Je vais donc détailler les plus courants, et vous donner mes astuces, afin de ne plus les reproduire.
Ne pas jeter
L’accumulation de paperasse est l’un des plus gros défis des entreprises, même si généralement la tendance est d’imprimer moins, de recevoir ces factures par mail, etc. Beaucoup continuent à stocker des montages de papier inutilement.
Il est important de faire le tri dès l’arrivée, et se poser la question :
“M’est-il vraiment utile de garde ce papier ?
Que ce soit pour des raisons légales ou d’utilité pratico-pratique.
En France et en Suisse selon la nature des documents, le temps de conservation légal peut varier :
Ne pas garder à porter de main les choses utilisées au quotidien
Il est logique de pouvoir accéder facilement aux informations susceptibles d’être utilisées dans la journée. Pour cela, il faut que leur emplacement soit à porter de main ou ranger de façon accessible. Il est ainsi logique que les documents qui ne sont pas d’utilités fréquentes puissent être stockés ailleurs, afin de laisser de la place à l'encours. On peut potentiellement dédier l’armoire la plus proche du bureau aux encours et celle de la cave ou du couloir aux années précédentes.
Je recommande fortement l’utilisation des pelles pour permettre de déposer rapidement les documents au bon endroit. N’hésitez pas non plus à utiliser des fourres plastique pour séparer les documents par nature.
Voici une liste des étiquettes qui doivent être présentes à proximité :
à payer, à classer, en attente, pour la comptabilité et salaires.
Ne pas avoir défini une place précise pour chaque chose
Il n’y a rien de plus horrible que de perdre 30 minutes à chercher : où est rangé le papier pour l’imprimante, de ne pas trouver une gomme quand on a besoin, ou bien de ne pas retrouver les données importantes de la semaine passée. Je vois encore beaucoup ce genre de situation !
Il est temps de mettre de l’ordre et de désigner logiquement une place pour chaque objet, chose ou informations utiles et utilisées dans son bureau. Par exemple :
Créer un coin pour le stock de matériel et fournitures.
Dédier une armoire pour les classeurs de l’année en cours.
Désigner une place pour chaque chose selon sa nature.
Ne pas avoir de structure logique pour le classement des informations
Ça reprend l’idée de garder à porter de main et de définir une place à chaque chose, mais ici, je souhaite aider dans la réflexion de la structure de rangement des dossiers sur l’ordinateur. Oui, parce que je vois encore beaucoup trop d’incohérences dans les entreprises et merci pour la personne suivante qui cherche une information.
Voici un survol de bonnes pratiques pour le sujet :
1. Créez les dossiers principaux :
Salaires, comptabilité, factures, devis, administratif, projet, etc.
2. Créez les sous-dossiers de manière ordonnée et logique pour vous en fonction des fichiers que vous utilisez au quotidien.
À cette étape, pour éviter que toutes les années s’en mêlent, on peut créer des sous-dossiers par an.
Utiliser un dossier archives, il est bon de faire du tri également dans les dossiers de son ordinateur et de disposer d’un dossier archives. On peut également avoir des sous-dossiers par an à l’intérieur avec leur nature. Par exemple : Dossier “2021” → à l’intérieur des sous-dossiers “Clients”, “Projet”, etc. Mettre tout ce qui n’est plus utile à l’intérieur.
2. Nommer les fichiers et dossiers de manière stratégique :
Par date (je cherche la facture de septembre 2017) 2017 09
Par fournisseur/ clients (je cherche la facture SFR) 2017 09 SFR
3. Choisissez d’organiser vos dossiers en local ou dans le cloud :
Pour moi, l’option du cloud est indiscutable, surtout si l’on travaille à plusieurs ou que l’on utilise plusieurs ordinateurs. Le fait de tout avoir sur le cloud permet de travailler de n’importe quel ordinateur, et si l’on viendrait à se faire voler, à perdre ou endommager son ordinateur, les données sont sauvées.
5. Créez des modèles et des raccourcis pour les dossiers que vous utilisez le plus.
Dans le cas où, vous utilisez la même structure pour les dossiers de vos clients ou vos projets, créez un modèle que vous utiliserez pour chaque nouvelle entrée.
Mettez en raccourci, les dossiers, utilisez fréquemment, mais attention le bureau ne doit pas être jonché de dossier.
Voici quelques modèles de fond d’écran esthétique pour le bureau, afin d’organiser les dossiers avec cohérence.
Ne pas travailler avec les mêmes méthodes
Le chaos peut aussi provenir des différentes méthodes utilisées au sein d’une entreprise. Il est essentiel de disposer des mêmes méthodes de travail dans une entreprise, que ce soit pour le classement des documents, le traitement des projets et des missions clients, ou bien toute autre activité au sein de l’entreprise.
Pour cela, les procédures sont d’une grande utilité. Il s’agit de dessiner chaque étape, à savoir comment doit-elle être traitée. Elle peut avoir plusieurs formes : la checklist, le mind mapping, l’arbre de décision. Avec ce document, on retrouve une cohérence de traitement et les résultats se rapprochent de ce que l’on imaginait au départ.
Ceci marche aussi bien pour les personnes travaillant en équipe, que celle qui souhaiterait pouvoir déléguer certaines tâches. Même si l'on travaille en solo, les procédures peuvent être très utiles pour les tâches moins fréquentes. En effet, lorsqu'on doit effectuer une tâche qui demande beaucoup de réflexion, disposer d’une procédure permet de l’effectuer plus facilement. Il faut bien sûr les actualiser selon l’évolution de l’activité.
Créer des procédures peut paraître fastidieux au début, mais à long terme, elles seront tellement utiles. Dès qu’une nouvelle personne rentre dans l’organisation, tout sera déjà prêt pour l’accueillir avec les bonnes informations.
Ne pas avoir les bons outils
Le désordre et le flou peuvent également provenir du fait de ne pas disposer des bons outils. Le suivi général est l’un des éléments importants dans son activité. Il est beau de se fixer des objectifs, mais il faut par ailleurs suivre l’évolution pour pouvoir prendre les mesures correctrices à temps. Le suivi est un élément crucial, mais il faut bien sûr les bons outils pour chaque domaine de l’entreprise.
Que ce soit pour avoir un visuel sur l’avancée de ses projets et les missions de ses clients. Les bons outils permettront de garder les délais et de planifier le travail pour ne plus être en retard. On commence ses journées en sachant exactement quoi faire. Travailler avec les idées claires, car tout est sous contrôle.
Pour ma part, j’utilise la plate-forme Notion, c’est un espace de travail tout-en-un, mon activité entière y est gérée. Cela passe de la création de mon contenu, au suivi de mes finances, ma planification mensuel, hebdomadaire et journalière, ou encore la gestion de mes missions clients et de mes projets internes. Les possibilités avec cet outil sont infinies, on peut vite s’y perdre, mais une fois bien installé, c’est un “Life changer”.
D’ailleurs, l’un de mes services consiste à créer des espaces de travail centralisé sur cette même plateforme.
Il est temps de faire une liste des choses à changer pour gagner en efficience !
Conclusion
Bien organiser son espace bureau permet de gagner du temps et de l'énergie. On a également vu qu’il est important d'avoir un bureau rangé et bien organisé pour plusieurs raisons. Tout d'abord, un bureau en désordre peut causer des distractions et nuire à la productivité. De plus, un bureau mal organisé entraîne une perte de temps, lorsqu’on essaye de trouver quelque chose.
C’est pourquoi, il est crucial de déterminer ce dont on a vraiment besoin sur son bureau et de faire le tri. Ce qui est inutile doit être mis de côté et/ou jeté. Ensuite, il faut trouver une place pour chaque objet et s'y tenir. Il est important de toujours replacer les objets à leur place pour éviter de perdre du temps à les chercher plus tard.
L'organisation est essentielle pour gagner du temps et éviter la frustration. De plus, un environnement ordonné peut réduire le stress et favoriser une meilleure concentration. Aligner ses méthodes et disposer de bons outils est nécessaire pour retrouver clarté et ordre.
Si après ceci, vous vous dites qu’il est temps de faire un peu de ménage dans votre environnement, et vous vous dites par où commencer ?
J’ai peut-être quelque chose qui pourrait vous intéresser :
S’organiser comme un expert, les 5 étapes à suivre pour y arriver !
Moi, c’est Eunice, je suis consultante en organisation. J’accompagne les entrepreneurs à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de système d’organisation.
Garder un œil sur tous les éléments de son activité n’est pas facile. C’est pourquoi, je vous accompagne avec la création d’un espace de travail centralisé d’où l’on peut gérer l’ensemble plus facilement.
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