28 oct. 2022

La recette pour créer un tableau de bord pertinent

Dernière mise à jour : 20 avr. 2023

Être à la tête d’une entreprise est toujours sujet à des défis. C’est pourquoi, il est crucial de pouvoir suivre toutes les évolutions en son sein. Monitorer est le terme adéquat dans cette situation.

En tant que chef, manageur, directeur ou CEO à la charge, logiquement le rôle tire à être le responsable de la direction que prendre l’entreprise, et pour cela des objectifs doivent être posés et suivis. D’où l’importance de disposer d’un tableau de bord avec les informations pertinentes pour aider le dirigeant à prendre les bonnes décisions au bon moment.

Comment créer un tableau de bord pertinent ?

En premier lieu, il est essentiel de comprendre de quoi il s’agit.

Quel est le but d’un tableau de bord, quel rôle est-il censé jouer ?

Le tableau de bord :

permets aux décideurs d’identifier les écarts le plus rapidement possible et d’effectuer des actions correctives ;
Il peut également être utilisé comme un outil de communication en interne ;
le tableau de bord est aussi un instrument de motivation, en mettant en lumière les objectifs et la stratégie de l’entreprise ;
il favorise l’apprentissage continu en recherchant constamment à améliorer la performance de l’entreprise.

L’un des plus connus et illustrant, est celui de la voiture. Dans chaque véhicule, on peut visualiser les principaux indicateurs tels que le compteur de vitesse, la jauge d'essence, l’alerte de manque d'eau... ces informations essentielles indiquent les éléments importants pour conduire le véhicule dans de bonnes conditions.

Pour le management, le principe est le même. Un ensemble d'indicateurs est là pour donner le ton. Ils aident à évaluer une situation, à guider dans les décisions et à effectuer le suivi d'objectifs.

Il est possible de distinguer 3 types de tableaux de bord :

Le tableau de bord stratégique, également appelé “balanced scorecard” axé sur la stratégie de l’entreprise. C’est un outil de pilotage à long terme ;
Le tableau de bord budgétaire, qui consiste à comparer les prévisions budgétaires et les chiffres réels. Ce tableau de bord est un outil de pilotage à moyen terme ;
Le tableau de bord opérationnel, qui permet de suivre l’avancement des plans d’action, c’est un outil de pilotage à court terme.

Le tableau de bord stratégique

Ce type de tableau a pour objectif de traduire le ou les projets du chef d’entreprise en un ensemble cohérent d’indicateurs de performance et de pilotage.

Il doit prendre en compte ces 4 dimensions :

client,
finance,
processus internes,
apprentissage et développement.

Objectifs	Indicateurs	Valeur cible	Initiative stratégique
Financier	Améliorer la marge des produits	Taux de marge	30% sur l'exercice
Client	Construire une image d'expert	Taux de clients nous reconnaissant comme des experts	80% en fin d'année
Processus internes	Développer le nb de produits nouveaux	Taux de nouveaux produits dans l'offre	30% sous 1 an
Apprentissage et développement	Améliorer les compétences	Nb de technicien maîtrisant les technologies clés	80% sous 1 an

Il doit permettre de mettre en évidence les paramètres indispensables que l’entreprise doit maîtriser pour qu’elle puisse prendre les décisions nécessaires à l’atteinte de ses objectifs sur le long terme.

Ces paramètres sont appelés « facteurs clés de succès ».

Le tableau de bord budgétaire

Le tableau de bord budgétaire permet au chef d’entreprise de mettre en évidence les écarts financiers entre les prévisions et la réalité, d’en comprendre les raisons et de pouvoir prendre ainsi les décisions adéquates nécessaires.

Dans ce tableau, on doit retrouver les éléments essentiels :

montant du chiffre d’affaires,
montant charges fixes et variables
taux de marge
niveau de trésorerie

Une fois les indicateurs définis, dans un tableau les regrouper et les ventiler sur plusieurs colonnes afin de comparer :

le réel
le budgéter
les écarts
les existants (période passée)
les justifications, explication des écarts et les actions misent en place pour ajuster les écarts

	Janvier 2021	Janvier 2022	écart N-1	Budgété	Écart réel	Justifications
CA	3000	3400	400	3100	300	L’objectif a été atteint
Charges fixes	250	280	-30	300	-20	Les coûts budgétés pour les frais de téléphone ont été moins importants que prévu
Charges Variables	590	890	-300	500	-390	Les coûts de prestataires externes ont été un peu plus importants que prévu sur le projet.
Marge	2160	2230	70	2300	-110	-
Taux marge	72%	72%	-	74%	-	Le taux de marge budgété n’est pas si loin de la réalité. La petite différence est due à l’estimation faussée des prestations externes.
Niveau de trésorerie	960	1160	200	2300	-1140	L’écart provient de 2 clients qui n’ont pas encore réglé leur facture.

Le tableau de bord opérationnel

Le tableau de bord opérationnel permet aux responsables, de suivre les plans d’action mis en œuvre pour atteindre les objectifs de l’entreprise, et également de prendre les mesures correctives nécessaires (comme pour les 2 autres tableaux de bord).

	Objectifs	Plan d’action	Tâches
Janvier	Atteindre 12'000 vente de ebook	Lancer campagne payante sur les réseaux sociaux	- Réunion d'équipe, - Design de la page publicitaire ; - Création des images - ...
Février	Lister tous les objectifs du mois	Lister les projets pour atteindre ses objectifs	Décortiquer les tâches selon chaque projet et les programmer
...	...	....	...

C’est celui que j’utilise au quotidien depuis mon espace de travail centralisé sur Notion.

Une fois que j’ai mes objectifs mensuels et selon l’avancée du mois précédent, je programme le mois d’après avec mon plan d’action.

Ces 3 tableaux de bord sont conçus pour suivre différents niveaux : la stratégie, le budget et le plan d’action. Ils ont tous pour objectif de suivre la réalisation des objectifs et de prendre des décisions adaptées. Pour les rendre encore plus parlant, surtout pour les personnes visuelles, des graphiques peuvent être utilisés.

À quoi doivent-ils ressembler ?

Ces tableaux de bord peuvent prendre différentes formes. Cela peut passer par des graphiques barres au graphique fromage, ou distinguer les projets par couleurs.

Tout peut être fait pour mettre en évidence les informations importantes.

Voir où en est la progression du projet
Voir l’évolution de son Chiffre d’affaires
Quelles sont les tâches prioritaires.

Les outils sont nombreux pour créer des tableaux de bord du tonner, mais encore faut-il les maîtriser !

Voici 3 outils que je souhaite présenter, ils sont tous à des prix abordables, cependant comme tout nouveau logiciel, il y a un petit moment d’adaptation pour comprendre comment ça marche.

EXCEL

L’outil de feuilles de calculs qui vient avec la suite office. Pour l’option flexibilité du calcul à l’infini, parfait pour le tableau de bord budgétaire à moindre coût. Il faut bien sûr maitriser les formules de base et celles qui sont plus avancées pour profiter de la puissance entière qu’offre Excel.

Moi, j’ai appris à maîtriser EXCEL durant mon parcours scolaire. Cependant, si ça t’intéresse à te former avec cet outil, je te suggère la formation que donne Dimby avec Excellers Academy.com.

Il a créé une formation complète pour maîtriser EXCEL !

Clickup

C’est une plate-forme disponible sur le cloud, on peut y accéder et travailler depuis l’ordinateur, mais également depuis un téléphone portable. Clickup est parfait pour suivre chaque projet facilement.

C’est un outil qui permet de travailler en équipe ou en solo. Son utilisation est plutôt facile, des modèles selon chaque besoin sont disponibles. Il faut juste adapter les choses à son organisation.

Notion

C’est la plate-forme par excellence pour organiser l’ensemble de son activité, mais aussi pour le côté privé. C’est un espace de travail tout-en-un !

Si vous êtes du genre à mélanger les deux aspects, Notion est fait pour vous. Moi, c’est mon outil favori.

J’ai effectué la comparaison entre Notion et Clickup dans cet article “L’indispensable pour gérer mieux son activité : l'espace de travail centralisé”. J’y expose les différences, avantages et inconvénients.

Mais avant de choisir l’outil, il est important de bien définir ses objectifs et ses besoins.

Quelles sont les 3 étapes principales de la préparation ?

Pour pouvoir créer un tableau de bord pertinent, il est essentiel de commencer par identifier ses besoins, puis de définir les indicateurs, et enfin analyser et traiter les données.

Identifier ses besoins

À cette étape, il faut se poser les bonnes questions !

Qu’ai-je besoin de mieux gérer, suivre et corriger pour que mon entreprise atteigne ces objectifs ?

Ces besoins dépendent de votre domaine d’activité, cela peut passer par un meilleur suivi de la prospection, une meilleure expérience clients, un suivi des projets et missions clients, etc.

Il faut identifier les secteurs et domaines dans votre entreprise qui vous semble importante de suivre de près.

Définir les indicateurs

Une fois les besoins identifiés, il faut pouvoir récolter les données et les transformer en indicateurs.

Comment créer de bons indicateurs ?

Un bon indicateur sera celui qui vous renseigne exactement sur où vous en êtes maintenant (à l’instant T) et où votre cible se situe (objectif).
Il peut aussi comparer deux moments, présent et passé, pour vous indiquer, si vous faites mieux qu’une période (N-T).
Sa forme (graphique, chiffres, tableaux, etc) doit être la plus compréhensible possible, n’importe qui doit les comprendre sans explications supplémentaires.
Les indicateurs doivent être choisis avec minutie et selon le degré d’importance, il ne faut pas en avoir trop (max. 6 après, sinon on perd vite l’essence de l’importance).

Il doit pouvoir être un signal d’alerte en cas de dépassement des limites fixées !

Analyser et traiter les données

Il est beau d’avoir des indicateurs, maintenant, il faut analyser et traiter ces résultats.

Donnez-vous des périodes précises auxquelles vous effectuerez une analyse approfondie. (Moi, par exemple, chaque fin du mois, je fais un point de situation)
C’est à ce moment-là que vous pourrez prendre des décisions pour améliorer les choses ou simplement fêter les victoires.
Si vous avez la possibilité de créer un tableau de bord qui connecte les informations pour les avoir en temps réel, ça évite de perdre du temps au reporting des données.
- Automatiser au maximum les choses qui peuvent l’être “8 façons d'automatiser son business pour gagner en temps” peut vous donner des pistes pour automatiser les choses dans votre activité.

Conclusion

Créer un tableau de bord demande une réflexion en amont concernant ses besoins, qu’il soit pour le stratégique, le budgétaire ou l’opérationnel. Il s’agit de se poser les bonnes questions concernant ce qu’il faut suivre en priorité et ce qui a besoin d’être amélioré.

Ensuite, il s’agit de choisir l’outil que l’on souhaite utiliser selon les besoins. Puis, la partie la plus fun, le construire et connecter les données.

Cela parait fastidieux à mettre en place au début, mais à long terme, vous en verrez l’utilité certaine. En effet, c’est essentiel de suivre ses données, ceci afin d’amener son entreprise dans la bonne direction. Le tableau de bord est un outil en lui-même qui vous aidera à gérer l’ensemble de votre activité.

Vous souhaitez mettre en place un tableau de bord au sein de votre entreprise ? Mais vous désirez être accompagnés ?

Moi, c’est Eunice, je suis consultante en organisation. J’accompagne les entrepreneurs à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de système d’organisation.

Garder un œil sur tous les éléments de son activité n’est pas facile tous les jours. Avoir un bon tableau de bord est essentiel. C’est pourquoi, je vous aide avec la création d’un espace de travail centralisé, d’où l’on peut gérer l’ensemble plus facilement et disposer d’un tableau de bord connecter avec l’ensemble.