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Comment créer un espace de collaboration sur Notion

Dernière mise à jour : 14 févr.

Espace de collaboration

Mais qui a eu l’idée d’inventer les courriers électroniques ?

Il n’y a rien de plus horrible !


Bon, j’exagère !

Mais je ne trouve pas du tout commode le fait d’échanger par mail. Surtout lorsqu’il y a de longues conversations, retrouver les bonnes informations peut s’avérer problématique, surtout quand on échange avec des clients.


C’est une tendance que l’on a tous d’utiliser le courrier électronique comme mode principal de communication, même s'il en existe d'autres. Notamment des outils de collaboration en ligne qui permettent de faciliter la communication et la collaboration entre les membres d’une équipe. Pour les échanges ponctuels à l’extérieur de sa propre organisation, le courrier électronique reste le premier moyen vers lequel se tourner, et c’est normal. Mais dès que les échanges deviennent plus réguliers ou suivi, voici que les choses se compliquent.


Par exemple, si vous vendez vos services de création de contenu en ligne, vous ne connaissez que trop bien ces longs allers-retours par mail avec vos clients. Sans compter les fois où ils finissent par oublier définitivement de vous répondre, car ils perdent votre message dans le volume quotidien d’autres messages.


Pour pallier à ces inconvénients, dès que l’on doit avoir des échanges prolongés avec son client, il serait judicieux d’opter pour des outils de collaboration en ligne. Moi, celui que j’utilise, c’est Notion et je compte bien vous le faire adopter à la fin de cet article !


C’est quoi Notion ?

Notion est un espace de travail tout-en-un, un outil de collaboration puissant qui permet aux utilisateurs de partager des documents, des images, des vidéos et des fichiers audio, de se connecter et de communiquer en temps réel. Il offre également une variété de fonctionnalités pour faciliter la collaboration, telles que des thèmes et des catégories, des mots-clés et des liens à intégrer.


Moi, je l’utilise au quotidien pour la gestion entière de mon activité. Tout se passe en ligne et c’est très flexible. Je t’en raconte plus ici, au sujet de l’espace de travail.


Dans cet espace de travail, on peut notamment créer des espaces de collaboration avec tes clients.


Espace de travail Notion

Pour qui Notion est-il adapté ?

Notion est adapté à tous types d'utilisateurs : des particuliers aux grandes entreprises. Cependant, les plus friands sont les entrepreneurs en ligne et les créateurs de contenus.

Notion offre en effet un espace de travail complétement flexible, modulable et personnalisable. Tu peux même y construire une petite page vitrine pour ton activité ! Les possibilités avec cet outil sont infinies.


Il n’y a pas besoin de savoir coder, mais simplement de comprendre comment fonctionne l’outil Pages → Base de données. Si vous êtes coach, community manager, graphiste, webdesigner, vous pourrez créer des espaces d’échange avec vos clients ou vos prestataires.


Les avantages d'utiliser un espace de collaboration


Suivi en direct

Notion permet de voir les changements en direct. Plusieurs collaborateurs peuvent travailler sur la même page en même temps sans problème. Il permet à votre équipe ou votre client de voir les avancées du projet instantanément.


Notifications

Quand il y a des changements, des commentaires ou que l’on vous mentionne sur une page, vous recevez des notifications. À vous de régler ce que vous voulez recevoir dans les paramètres.


Données et informations à un seul endroit

On peut y faire figurer aussi bien des images, des docs, des liens, du texte, de la décoration, des graphiques, bref : il n'y a pas vraiment de limite. Tout ce que vous avez besoin de transmettre, de suivre ou d’accompagner peut se trouver sur Notion.


Cela permet de faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe ou ses clients, ce qui est essentiel pour les entreprises et les entrepreneurs en ligne. Ne perdons plus de temps et améliorons l’expérience pour nos clients en toute sécurité !


Espace de collaboration


Comment partager un espace de collaboration en toute sécurité ?

Notion offre des fonctionnalités de sécurité lorsqu'il s'agit de partager un espace de collaboration. Il est important de faire attention à ce qui est partagé et à ce qui est destiné uniquement au client. Il est également important de personnaliser les modèles de Notion lorsqu'ils sont recopiés. Notion permet de partager l'espace de collaboration de deux manières : en partageant un lien, ou en invitant directement un utilisateur sur la page.


  • Faire attention à ce que ce qui est partagé est bien pour le client uniquement

→ Personnaliser avec son nom, ses documents, ses informations


  • Faire attention quand on recopie des modèles

→ Penser à personnaliser, effacer les données non désirés, etc


Partager de 2 manières :


Grâce à un lien de connexion

→ Bouton “Partager” en haut à droit de la page

→ Partager sur le web

→ Attention à bien sélectionner les options de partage nécessaires

  • Si vous souhaitez partager un modèle sélectionnez uniquement “Dupliquer”

  • Si vous souhaitez laisser la personne modifier les choses, sélectionner “Autoriser les modifications”


Grâce à l’invitation sur la page

→ La personne doit dans ce cas avoir un compte Notion ou en créer un

→ Partager → ajouter l’adresse email de la personne que vous souhaitez inviter


En bref, si vous souhaitez offrir une meilleure expérience à vos clients et les accompagner dans l'utilisation d'un espace de collaboration, Notion est un excellent choix. Il est important de prendre en compte les fonctionnalités de sécurité et de personnalisation de Notion lorsque vous partagez un espace de collaboration. Il est également conseillé de prendre des mesures de sécurité supplémentaires pour s'assurer que les données et informations partagées sont destinées uniquement à votre client et que toutes les informations sont bien sécurisées.


D’ailleurs, si vous souhaitez utiliser un espace de collaboration pour vos clients, j’ai moi-même créé des templates Notion, dont un pour les graphistes et un pour les coachs.


Découvrir Notion sans engagement → Ils sont disponibles gratuitement ici



Espace de collaboration

Conclusion

Voici un petit guide pour créer un espace de collaboration client sur Notion.

Les avantages d’un tel espace sont le suivi en direct, les notifications et la centralisation des informations. Avec un espace de collaboration, les utilisateurs peuvent partager des idées, des fichiers et communiquer avec leurs clients de manière plus efficace, réduisant ainsi le besoin de longs échanges de courriels.


Et bien sûr, la sécurité avant tout : attention à la manière de partager un espace de collaboration ! Il est important de bien faire la personnalisation du contenu, de vérifier plutôt deux fois qu’une. Prenez des mesures de sécurité supplémentaires pour garantir que toutes les données et informations partagées sont sécurisées.


Enfin, si vous souhaitez tester Notion, des modèles d’espace de collaboration gratuits pour les graphistes et les coachs sont disponibles.


Dans l'ensemble, ce guide est incontournable pour les entrepreneurs, les créateurs de contenu et toute personne cherchant à rationaliser ses processus de communication et de collaboration avec ses clients. Notion offre une solution puissante et flexible pour gérer et organiser les espaces de travail, et cet article offre un guide étape par étape sur la façon de l'utiliser efficacement.


Si vous souhaitez aller encore plus loin avec Notion et pas perdre de temps à le faire vous-même, faites appel à moi, ça ira plus vite !


Qu'en dites-vous ?


Création d'espace de travail


Je suis une fan inconditionnelle de cet outil et je l’utilise au quotidien pour tous les domaines de ma vie !



 

Moi, c’est Eunice, je suis experte Notion & organisation. J’accompagne les créatrices de contenus et entrepreneure du web à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de système d’organisation.



Espace de collaboration

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