Ce que j’aurais voulu savoir pour adopter plus facilement Notion
Introduction
À mes débuts, mon ordinateur était un véritable capharnaüm. Des fichiers et dossiers à chaque recoin, des feuilles Excel qui se multiplent, plusieurs drives dans le cloud, mes multiples captures d’écran dans mon téléphone qui s’entassent, sans compter les carnets remplis de notes et d'idées...
Je perdais un temps fou à retrouver les bonnes informations et à organiser mes tâches. Je passais d’outil en outil pour voir ce qui me correspondait le mieux, et je m’éparpillais davantage.
C'est alors que j'ai découvert Notion, un espace de travail tout-en-un qui promettait de transformer ma manière de travailler ! La transition n'a pas été sans défis, mais elle en a value la peine. Aujourd’hui, c’est aussi l’outil que je mets en place chez tous mes clients pour organiser et gérer l’ensemble de leur activité.
Les débuts désordonnés
Lorsque j'ai commencé mon aventure entrepreneuriale, j'étais armée de carnets, de post-it, de fichiers Excel et de plein d’autres outils. Mes idées étaient dispersées sur ces différents supports, mes finances se trouvaient dans plusieurs tableaux Excel, mon calendrier éditorial était sur Airtable et mes tâches quotidiennes étaient inscrites à la fois dans mon carnet et sur des post-it collés un peu partout. Cette méthode fonctionnait tant bien que mal, mais elle était loin d'être optimale !
L’éparpillement était mon quotidien. Je perdais du temps à chercher des informations, réécrire continuellement des données, et essayer de me rappeler où j'avais noté tel ou tel détail... C’était frustrant et inefficace. J’avais besoin d’un système qui centraliserait toutes mes informations en un seul endroit, tout en étant facilement accessible et modifiable.
La découverte de Notion
Un jour, en lisant un post sur Instagram, j'ai entendu parler de Notion. Puis, comme par hasard, Notion était dans la bouche de tous ceux que je suivais. Ils décrivaient cet outil comme la solution miracle pour l'organisation et la productivité. Curieuse, j’ai décidé d’essayer.
Sauf que dès les premières minutes, j’ai ressenti une certaine appréhension. L'interface me semblait complexe, et la multitude de fonctionnalités disponibles m’a fait remettre en question cette solution. Je me suis demandée si le temps et les efforts nécessaires pour apprendre à utiliser Notion en valaient vraiment la peine. J’ai commencé à regarder plusieurs vidéos sur le sujet et j’ai vu différent modèle qui m’ont définitivement convaincue. J’étais déterminée à dompter l’outil, convaincue que cela pourrait transformer ma manière de travailler.
Cependant, je suis consciente que l’on n'a pas tous le même temps disponible et les mêmes priorités. Avec sa multitude de fonctionnalités, Notion peut faire peur et il peut sembler plus sécurisant de rester sur le papier. Mais, au bout d’un moment, on en ressentira vite les limites. Voilà pourquoi je vous donne ici un petit comparatif entre Notion et les moyens d’organisation traditionnels, tels que le papier et la suite Office.
Notion vs Excel vs Papier – comparatif détaillé
Critère | Notion | Word/Excel (Suite Office) | Papier |
Accès et partage | ✅ Accessible de n'importe où avec Internet ✅ Partage facile et rapide ✅Collaboration en temps réel | ✅ Accessible via OneDrive/SharePoint ✅ Partage par e-mail ou cloud ❌ Collaboration limitée | ❌ Limité à l'emplacement physique ❌ Partage difficile (copie/transfert physique) ❌ Collaboration asynchrone |
Organisation | ✅ Organisation flexible et personnalisable ✅ Utilisation de bases de données, tableaux, listes, etc. ✅ Fonctionnalités de recherche avancée | ❌ Organisation basée sur des fichiers séparés ✅ Classement par dossiers ❌Recherche limitée à l'indexation | ❌Organisation limitée aux capacités physiques ❌ Réorganisation difficile ❌ Recherche manuelle et lente |
Stockage et sauvegarde | ✅Stockage numérique illimité ✅ Sauvegardes automatiques | ❌ Stockage limité par l'espace cloud ou local ❌Sauvegardes manuelles ou automatiques selon le paramétrage | ❌Stockage limité par l'espace physique ❌ Risque de perte ou de détérioration (feu, eau, etc.) ❌ Difficulté de sauvegarde |
Écologique | ✅Réduction de l'utilisation de papier, moins de déchets physiques | 〽️Moins de papier utilisé, mais toujours des impressions 〽️ Impact environnemental lié à l'utilisation de ressources numériques | ❌Consommation de papier élevée ❌ Génération de déchets physiques ❌ Grand impact environnemental |
Personnalisation et flexibilité | ✅ Hautement personnalisable avec des templates ✅Facilité d'adaptation aux besoins changeants ✅ Intégration avec d'autres outils et services | ✅Personnalisable avec des macros et des templates ✅ Adaptation aux besoins spécifiques via des fonctions avancées ❌Intégration limitée | ❌ Personnalisation limitée par le médium physique ❌ Adaptation aux changements coûteuse et longue ❌Aucune intégration possible |
Coût | ❌Coût d'abonnement mensuel ou annuel ❌ Coût initial pour la formation | ❌Coût d'achat ou d'abonnement pour la suite Office ❌Formation souvent requise | ✅Coût initial faible (papier, stylos, classeurs) 〽️ Coût de stockage physique 〽️ Coût de remplacement et de maintenance |
Sécurité et confidentialité | ✅ Cryptage des données ✅ Contrôle d'accès et permissions ✅ Sauvegardes automatiques | ✅Protection par mots de passe et cryptage 〽️ Risque de sécurité lié au partage de fichiers 〽️Sauvegardes manuelles ou automatiques | ❌Risque de vol ou de perte physique ❌ Sécurisation limitée (coffres, verrous) ❌Difficulté de duplication pour sauvegarde |
Mise à jour et maintenance | ✅Mise à jour facile et instantanée ✅Maintenance logicielle par l'éditeur ✅Automatisation des tâches répétitive | ✅Mise à jour automatique ou manuelle 〽️Maintenance requise par l'utilisateur ou le service informatique 〽️Automatisation limitée aux macros et scripts | ❌ Mise à jour manuelle et fastidieuse ❌ Maintenance physique (remplacement des documents usés) ❌Aucune automatisation possible |
Ergonomie et utilisation | ✅Interface utilisateur riche et interactive ❌Courbe d'apprentissage initiale ✅Multiplateforme (web, mobile, desktop) | ✅ Interface familière pour de nombreux utilisateurs ✅Utilisation répandue dans les entreprises ✅ Multiplateforme (desktop, mobile via applis) | ✅ Simplicité d'utilisation immédiate ✅ Intuitif pour les tâches basiques ✅Pas besoin de formation technique |
Bien que les avantages d’utiliser Notion sont nombreux comparés aux autres options, le coût initial et l’apprentissage peuvent être un énorme frein au changement.
Néanmoins, un des grands avantages concurrentiels de Notion est qu’il permet une personnalisation poussée (avec une évolution constante) et des possibilités de connecter et de renvoyer les données n’importe où.
Dans votre CRM, vous pouvez connecter les informations de facturation et les tâches à faire pour le client. Vous êtes en train de rédiger un article ou un document tutoriel, vous pouvez mentionner un autre document facilement. Tant que l’information se trouve dans votre espace Notion, vous aurez toujours la possibilité de la faire refléter ailleurs, et cela de plusieurs manières différentes. En fait, même s'il n'est pas dans votre espace, ce n'est pas grave, vous pouvez toujours intégrer un lien de raccourcis.
Adoptez Notion et votre organisation sera révolutionnée ! Vous gagnerez en visibilité, en efficacité et en temps. Et qui dit gain de temps dit gain d’argent ! À long terme, vous pourrez vous permettre de travailler moins ou de vous concentrer sur de nouveaux projets. Cependant, il faut garder en tête que des défis seront à surmonter.
Les défis de la transition vers Notion…et leurs solutions
Courbe d'apprentissage
Un des premiers défis que j’ai rencontrés avec Notion était sa courbe d'apprentissage. En effet, l'outil est puissant, mais complexe, nécessitant un investissement de temps pour en maîtriser toutes les fonctionnalités.
Solution : J'ai suivi des formations en ligne et des tutoriels pour m'aider à comprendre les bases et les fonctionnalités avancées de Notion. La communauté active et les ressources disponibles ont également été d'une grande aide.
D’ailleurs, j’ai moi-même créé ma propre formation Notion, elle est parfaite pour les entrepreneurs qui souhaitent créer leur propre espace et rester à jour avec toutes les nouveautés.
Et si vous n’avez pas envie d’y passer des heures, je peux le faire pour vous. Oui j'offre un service sur mesure de création d'espace de travail sur Notion. Plus besoin d'y passer des heures, laissez-moi tout créer et vous former à l'utiliser en quelques heures seulement.
Migration des données
Transférer toutes mes données existantes de mes différents carnets et fichiers Excel vers Notion a été un processus laborieux.
Solution : J’ai utilisé des services de migration de données pour faciliter le transfert de mes informations. Les connecteurs et API disponibles ont aussi permis d’intégrer Notion avec d’autres outils que j’utilisais déjà. Besoin d’aide pour migrer vos données ?
Adaptabilité et personnalisation
Configurer Notion pour qu'il réponde exactement à mes besoins spécifiques était un autre défi. Je fais évoluer mon espace au fur et à mesure que mes besoins changent.
Solution : J'ai investi du temps dans la personnalisation de l’outil et je me suis formée pour développer des scripts et des automatisations spécifiques à mon activité.
Gestion du changement
La transition vers Notion m’a également demandé de gérer le changement, habituée que j’étais à travailler avec des outils traditionnels.
Solution : J'ai mis en place un programme de gestion du changement pour faciliter l'acceptation et la transition. Des formations continues et un support technique ont été essentiels pour répondre aux questions et résoudre les problèmes.
Les avantages de Notion après la transition
Après avoir surmonté ces défis initiaux, les avantages de Notion ont commencé à porter leurs fruits. Mon organisation s’est grandement améliorée, l'accès à l'information est devenu rapide et efficace, et la collaboration avec mon équipe et mes clients est désormais plus fluide que jamais.
Par exemple, lors du lancement d'un nouveau projet, je peux centraliser toutes les informations pertinentes (recherches, plans, échéances, etc.). Idem pour les missions clients : nous pouvons y accéder simultanément, faire des mises à jour en temps réel, et ainsi garder tout le monde sur la même longueur d’onde.
Exemples concrets :
Gestion des tâches : Grâce à ma vue calendrier, aux listes filtrées et aux rappels, je n'ai plus jamais oublié une seule échéance.
Planification de projets : La vue calendrier et les timelines m'ont aidée à visualiser et à organiser les projets de manière plus stratégique.
Documentation centralisée : L’ensemble de mes notes de réunions, idées de projets et documents de référence sont désormais centralisés, facilitant la recherche et l’utilisation.
Il est important d’identifier ses besoins réels avant de se lancer dans quoi que ce soit, surtout avec Notion. Pour gagner du temps au quotidien avec la gestion de son entreprise, Notion est l’une des meilleures solutions. Voici une liste non exhaustive de ce que vous pourrez faire avec Notion pour tout centraliser et créer des espaces fonctionnels à votre image.
Besoins | Comment Notion peut aider |
Organisation et gestion des tâches | ✅ Utilisation de tableaux Kanban, calendriers, listes de tâches, rappels, et deadlines. |
Planification de projets | ✅ Création de plans de projet avec des timelines, des vues de calendrier et des tableaux de bord. |
Suivi des finances | ✅ Tenue de bases de données financières, suivi des dépenses et revenus, intégration avec des outils financiers. |
Gestion des contacts | ✅Centralisation des informations de contact, CRM personnalisé, suivi des interactions. |
Documentation et prise de notes | ✅ Centralisation des notes, documents et ressources avec des pages et des bases de données liées. |
Collaboration en équipe | ✅ Partage de pages et de bases de données, commentaires en temps réel, espaces de travail partagés. |
Suivi des clients et des ventes | ✅Création de pipelines de vente, suivi des prospects et des clients, reporting des ventes. |
Création et gestion de contenu | ✅ Organisation de contenus marketing, blogs, réseaux sociaux avec des calendriers éditoriaux. |
Gestion de projets multiples | ✅ Utilisation de modèles et de dashboards pour suivre plusieurs projets simultanément. |
Automatisation des tâches répétitives | ✅ Intégration natives ou avec des outils d’automatisation (Zapier) pour automatiser les flux de travail. |
Analyse et reporting | ✅ Suivi et analyse des données de performance, création de rapports personnalisés. |
Stockage et partage de fichiers | ✅ Hébergement et partage de documents, images, et autres fichiers, intégration avec Google Drive. |
Gestion des ressources humaines | ✅ Tenue de bases de données pour les employés, suivi des congés, performance et feedback. |
Planification stratégique | ✅ Création de plans stratégiques à long terme, suivi des objectifs et des KPI. |
Formation et développement | ✅ Hébergement de documents, de formation, création de guides et manuels pour les employés. |
Conclusion
En rétrospective, j’aurais aimé connaître ces défis et solutions avant d’adopter Notion. Cela m’aurait épargné du temps et des frustrations. Mais Notion a transformé ma manière de travailler, centralisant toutes mes informations et améliorant ma productivité.
Si vous êtes entrepreneur et que vous hésitez à passer à Notion, sachez que malgré les défis initiaux, les bénéfices à long terme en valent largement la peine. Prenez le temps de vous former, de configurer l'outil selon vos besoins, et de gérer le changement pour votre équipe. Vous verrez que Notion peut véritablement révolutionner votre organisation et votre efficacité !
Faites-vous accompagner pour aller encore plus vite dans cette voie.
Moi, c’est Eunice, je suis consultante en organisation et experte Notion. J’accompagne les entrepreneures en ligne à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de systèmes d’organisation avec Notion.
コメント