“Purpose day” Le moyen le plus rapide et le plus simple de planifier à l'avance

Ce lancer dans une aventure entrepreneuriale peut être une expérience stimulante et enrichissante. Que l'on soit freelance, coach, formateur ou bien consultant indépendant, les responsabilités sont les mêmes. On est au volant des opérations quotidiennes, ceci en prenant des décisions constantes pour le bien de son entreprise.

À ça se rajoute de nombreux défis, notamment trouver et garder de bons partenaires ou employés, s’occuper de la partie commerciale, marketing, administrative, gérer les finances de l'entreprise et bien plus encore. En plus de ce stress constant lié à la gestion de l’entreprise, il faut également trouver le temps de la développer. Ceci demande un temps conséquent à mettre de côté, qui réduit le temps disponible sur le cœur de notre métier.

Gérer tout ce qui vient n’est pas tous les jours facile. Pour aider un peu ce quotidien surchargé, la méthode que j’aime utiliser, c’est celle du “purpose day”. Elle permet de donner le ton des jours et des semaines. En proposant un cadre pré-établis en avance pour diriger nos journées. Mais, ça n’est pas fait pour tous, il faut bien sûr être dans un cadre où l’environnement reste à peu près le même chaque semaine.

Qu’est-ce que le “Purpose day” exactement ?

Le “Purpose day” traduit en français, signifie le jour du but, ce qui a peu de sens ainsi. Voici ma définition personnelle, il s’agit de définir “l’objectif de la journée” ou autrement "le focus" du jour.

C’est une méthode d’organisation qui permet de visualiser sa semaine selon son chronotype et son énergie. Parce que l'on est tous différents face à l’organisation et surtout face à l’aménagement de nos horaires de productivité.

Comment fonctionne-t-il ?

• Dessiner au préalable le "focus" en décrivant les tâches

Il s’agit de préparer un "focus", un thème ou l’objectif du jour. Par exemple, prévoir des journées modèles tel que “création de contenu”, où le "focus" sera porté principalement sur la création de contenu. Ensuite, le but est de pouvoir organiser cette journée facilement en listant les tâches dans l’ordre, comme une mini procédure. On peut également réserver des créneaux horaires pour l’effectuer, et entre-temps avancer sur d’autres choses. De plus, on peut se permettre d’effectuer que ça, ou bien de mélanger avec d’autres routines quotidiennes que l'on pourrait avoir.

• Attribuer un jour précis

On peut par ailleurs utiliser des jours spécifiques pour encrer une habitude. Par exemple, pour le jour focus “Client coaching” ou “CEO day”, on peut décider de le tenir une, deux ou plusieurs fois par semaine ou même par mois. Pour faciliter l’utilisation du purpose day, il est préférable de se tenir à des jours spécifiques. Exemple, se dire que tous les mardis et jeudi, je tiens mon “Coaching day”, que tous les derniers vendredis du mois, j’effectue mon “Review day”.

Quelles sont les activités d’importance qui ont besoin d’être instaurés dans notre habitus ?

Pour implémenter cette façon de gérer son activité, il faudra bien sûr effectuer une revue des domaines et tâches récurrentes et important. Il s’agit de pouvoir les lister et de dessiner un plan qui respectera aussi bien son énergie que ses besoins. Parce qu’il est certain que parmi ces activités, certaines ne seront pas toujours notre tasse de thé. C’est pourquoi, il est crucial d’instaurer dans son habitus, aussi bien les tâches qui nous plaisent et celle que l'on peut trouver désagréable, tant que l’on ne peut pas encore la déléguer. Petit conseil, pour cette partie, on commence à lister selon nos différents rôles dans l’entreprise.

Méthode flexible ?

L'un des aspects les plus importants quand on est son propre chef, c’est de maintenir de la flexibilité avec son organisation. Ainsi, on peut s’adapter aux besoins et changements actuels. Il est également essentiel de garder à l'esprit que l’on n’est pas tous égaux face à l’organisation, certains ne sont pas tenus de travailler régulièrement, ce qui peut également être une manière flexible de fonctionner.

Avec ce genre de modèle, il faut bien sûr aussi rester dans la flexibilité et l’adapter aux exigences du moment. Il est là pour donner le ton de la semaine quand les conditions sont stables et que l'on souhaite implémenter une certaine routine pour ne plus se prendre la tête à chercher qu’est-ce qui doit être fait. Parce que l'on a vite tendance à se concentrer, sûr ce que l’on aime faire et laisser de côté, les choses un peu plus pénibles.

Comme certaines semaines, la dynamique est sûrement différente, pour toutes sortes de raisons, vacances, projet à terminer en urgence, ajout ou rendez-vous de dernière minute, etc.

Avec cette méthode, il faut aussi considérer son énergie, connaître les jours où l’on travaille mieux en "deepwork", les autres ou il est plus difficile de se concentrer. C’est tout du travail d’analyse et de compréhension de soi.

À quel moment est-on le plus productif ?

Quel type de tâche nous est le plus facile ?

Lesquelles le sont moins ?

Quel est son chronotype ?

Pour qui ce modèle est-il idéal ?

Ce modèle de “purpose day” est fait pour les personnes qui ont un environnement stable qui change très peu. Il s’agit d’instaurer des cycles permanents et c’est pour cela que la constance ou que les mêmes conditions doivent se répéter pour que cette méthode puisse être appliquée avec succès.

Si les conditions de notre environnement de travail sont sujettes à des variations d’horaires, de déplacements constants, cette méthode peut être difficile à garder à la longue. Dans ce cas, la méthode d’organisation à adopter est plutôt celle de trier les activités par leur temps d’accomplissement et les conditions, par exemple :

• Appeler Marina pour le projet “Lounir” (15 minutes, priorité élevé).

• Finir de rédiger l’article (2h, priorité moyenne)

Ainsi dès que l'on a un moment de disponible entre deux rendez-vous, dans les transports, etc. On peut se permettre de regarder la liste des choses à gérer selon le temps à disposition.

Quels sont les avantages à suivre cette méthode ?

• Aide à diminuer la charge mentale

Qu’est-ce qui nous rend sujets à une charge mentale excessive ? La fatigue, la pression, la prise de décisions constantes et les soucis sont généralement les principes facteurs d’une charge mentale élevée. C’est pourquoi, il est important de trouver des moments pour se détendre, se reposer, suivre un chemin plus facile et de prendre des pauses dans son quotidien. Cette méthode permet de préparer ces semaines à l’avance et de diminuer la prise de décision. Ainsi, on sait déjà qu’est-ce qui doit être traité le jour concerné. Ceci au cas où, on aurait bien respecté les tâches à traiter les jours précédents.

• Gagner du temps avec un modèle de journée pré-établi

L'utilisation de ce type de “mini procédure” pour structurer son travail aide à rester concentré sur une tâche précise. Ainsi, cela permet de demeurer plus organisé, au lieu de perdre du temps sur des choses dénué d'importance. Disposer de modèles de journée pré-établis aident à briser les barrières entre les différentes tâches de sa journée, afin de les terminer beaucoup plus rapidement. De même, cela aide à éloigner les distractions et à libérer son esprit, car on sait exactement quoi traiter.

• Mettre le temps qu’il faut pour les choses importantes

La combinaison de ces “mini procédures” et de l'automatisation grâce à l’habitude permet à la fois d'économiser beaucoup d'heures, mais garanti également que les tâches et les domaines importants sont traités. Parce qu’il est très facile de se faire absorber par d’autres projets ou d’autres tâches qui auront plus d’attrait à nos yeux sur le moment.

Conclusion

Si l’on veut adopter le Purpose day dans son organisation, des “conditions stables” sont nécessaires pour la bonne implémentation. Il faut que certains schémas de journée se répète pour pouvoir créer un habitus efficient. Une fois implémenté dans son quotidien, la perte de temps et la charge mentale est considérablement diminuée. Par ailleurs, on ne met plus de côtés les choses qui peuvent nous paraître désagréables, donc bye bye la procrastination et bonjour le plaisir de tout gérer.

Toutefois, avec cette méthode, il s’agit de tester ce qui marche, de voir combien de temps, j'ai besoin pour effectuer cette tâche et d’ajuster selon les besoins.

Il faudra y aller à tâton pour trouver l’équilibre presque parfait, à savoir qu’est-ce qui marche le mieux pour soi.

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