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La méthode de travail révolutionnaire : le batching

Dernière mise à jour : 14 févr.

Batching

On est souvent bien loin de s’imaginer que notre façon de travailler pourrait être différente. De mon côté, il m’est arrivé plusieurs fois dans ma carrière de penser que j’avais la technique parfaite et qu’il n’y avait qu’une seule façon de faire : la mienne.


Eh bien, quand on est amené à travailler avec d’autres personnes, on se rend vite compte que l’on peut toujours mieux faire et apprendre des autres ! Il faut rester ouvert d’esprit et s’enrichir des acquis des autres.


Je vous parle ici de méthodes de travail, car j’ai remarqué que l’on pouvait être amené à gaspiller beaucoup de ressources, notre façon de traiter les tâches...


La méthode de Monsieur et Madame tout le monde

Je ne veux pas mettre tout le monde dans le même panier, pourtant, voilà ce que fait la majorité des gens pour le traitement des tâches. Cette méthode de travail, c’est celle de “je prends les tâches comme elles viennent”. J’ai un mail : je m’arrête de faire ce que je faisais et m’en occupe. J’ai un dossier qui arrive sur mon bureau : je arrête mon activité et m’en occupe. J’ai un post sur les réseaux sociaux à faire : je m’en occupe tout de suite. J’ai une facture à payer : selon ce qui a sur le compte, je la paie… Bon, vous avez compris.


Cette méthode (que j’ai moi-même utilisée à maintes reprises par le passé et à certaines occasions) se révèle vite fatigante, car on traite les tâches individuellement et selon la priorité des autres, ce qui crée beaucoup de va-et-vient. On devient des personnes multitâches sous l’esclavage des autres !


Bien sûr, si l’on veut se montrer particulièrement serviable, ou si l’on veut vraiment se débarrasser d’une tâche très rapidement, on peut recourir à cette méthode ; mais seulement ponctuellement. Sur le long terme, cette méthode deviendra vite une source de plein de soucis.


Les conséquences de la méthode M & Mme tout le monde

Effectivement, il y a des conséquences quand on fait passer les priorités des autres avant les nôtres. Cela peut sembler un peu égoïste de dire ça, mais si l’on veut avancer un tant soit peu avec nos tâches, il faut savoir dire à l’autre d’attendre un peu. Car en continuant à prendre les choses comme elles viennent, on gaspille pas mal de ressources dont le temps et la charge mentale.


Parce que l’on n’avait pas prévu de passer 2h sur les retouches que Mélanie demandait en urgence ; parce que lorsqu’on décide de balancer entre diverses tâches, on doit prendre le temps de réfléchir à quoi faire ou se rappeler ce que l’on faisait juste avant ; parce que au milieu de tout ça, il a fallu ouvrir différentes applications, rentrer les codes de connexion, se rappeler où l’on avait mis les bonnes informations, etc.


En travaillant de cette façon, c’est sûr, on réduit son efficacité et on augmente le risque d’erreurs. C’est pourquoi il est temps de prendre conscience de cet état et de transformer ces habitudes.


Comment travailler de manière efficiente

Je souhaiterais vous présenter cette nouvelle façon de travailler pour réfléchir de manière simple. Je l’appelle le “batching”, un anglicisme qui signifie la mise en lots.


Le batching est une technique de travail qui consiste à regrouper les tâches selon leur nature ou leur type. Cela permet de réduire les interruptions et de se concentrer sur un seul groupe de tâches à la fois afin d'optimiser le temps et les efforts. C’est une technique très efficace pour réduire le temps de traitement des tâches et minimiser le risque d'erreurs !


Cette méthode est particulièrement utile si vous avez des tâches qui sont récurrentes ou qui exigent le même traitement.


Par exemple, si vous devez répondre aux courriels de vos clients, vous pouvez regrouper tous les e-mails dans une seule session et y répondre en même temps. Cela vous permet d'économiser du temps et de l'énergie que vous pourriez autrement consacrer à la gestion de plusieurs sessions de réponse. De même, si vous avez des tâches qui nécessitent des outils et des applications spécifiques, vous pouvez regrouper ces tâches et ouvrir les applications une seule fois. Cela vous aidera à économiser du temps et à réduire le temps de traitement global. Cette méthode est également utilisée dans la supply chain.


Quand j’ai découvert cette façon plus intelligente de traiter mes tâches, je me suis mise à analyser tout ce que je faisais en me posant la question suivante : “Comment puis-je rendre cette tâche plus efficiente ?” Efficiente, non seulement en temps, mais aussi en ressources et en charge mentale.


Pour tout vous dire, je n’ai pas cantonné ma réflexion à mon travail professionnel, je suis allée jusqu’à inclure mes tâches ménagères : “Comment puis-je effectuer la vaisselle de manière plus écologique et rapide, tout en ayant bien sûr un nettoyage de qualité ?” C’est donc cet exemple que je vais prendre pour vous donner une image concrète.


Disons qu’il y a deux façons de faire la vaisselle : celle classique de “M & Mme tout le monde”, et celle de l’efficience “Batching”.


Avec la méthode classique, chaque pièce de vaisselle est prise et traitée individuellement, du grattage au savonnage, en passant par le rinçage.

Constat : l’eau a coulé tout du long et il a fallu remettre du savon plusieurs fois.


Avec la méthode efficiente, la vaisselle va être effectuée par traitements groupés. La première étape sera le rinçage, ceci pour toutes les pièces de la vaisselle ; la deuxième étape consistera à frotter et à savonner l’ensemble, avant de finir par la dernière étape du rinçage final.

Constat : l’eau a été utilisée uniquement lors des étapes indispensables et a donc coulé moins longtemps. Quant au savon, il n’y a pas eu besoin d’en remettre parce que l’éponge n’a pas eu de contact direct avec l’eau.


La condition pour utiliser la méthode efficiente “Batching” : si le volume de vaisselle (ou de tâches !) à traiter n’est vraiment pas important, utiliser l’une ou l’autre méthode ne change pas grand-chose.


Quelles sont les activités qui valent la peine d’utiliser la méthode du batching ?

Il existe de nombreuses activités qui peuvent bénéficier de la méthode du batching. Les activités récurrentes qui demandent une certaine réflexion et un traitement spécifique peuvent être regroupées pour optimiser le temps de traitement.


Par exemple, si vous devez répondre à des emails, planifier des posts sur les réseaux sociaux, préparer des factures, etc., vous pouvez regrouper ces tâches et les traiter en même temps. Cela peut également être utile pour les activités qui nécessitent des outils et des applications spécifiques. En regroupant ces tâches, vous pouvez ouvrir les applications une seule fois et réduire ainsi le temps de traitement global.


Conclusion

La méthode de travail "Monsieur et Madame tout le monde" consiste à traiter les tâches individuellement selon la priorité des autres, ce qui peut entraîner une perte de temps et de ressources. La technique du batching consiste à regrouper les tâches selon leur nature afin d'optimiser le temps et les efforts, ce qui est particulièrement utile pour les tâches récurrentes ou qui exigent le même type de traitement, avec des outils et des applications spécifiques.


En bref, il existe de nombreuses activités qui peuvent bénéficier de l'utilisation de la méthode du batching. Continuer d’utiliser la méthode de M & Mme tout le monde, c’est comme faire la lessive avec juste une chaussette à l’intérieur… ça n’a pas de sens !


En appliquant le batching à votre routine, vous pourrez optimiser votre temps et vos efforts, et produire des résultats plus efficaces et de meilleure qualité.

En tout cas, j’espère que ces quelques lignes pourrons résonner en vous et vous aider à gagner en temps !


 

Moi, c’est Eunice, je suis experte en organisation & Notion. J’accompagne les entrepreneures du web à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de système d’organisation.


Tu as besoin d'y voir plus clair dans ton activité ? Ou simplement t'équiper des bons outils pour gérer l'ensemble ?


Je peux t'aider...






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