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Comment améliorer son espace Notion

Dernière mise à jour : 14 févr.


Jongler sans cesse entre les tâches, les projets et les responsabilités peuvent à la longue être épuisant, surtout lorsque l’on n’arrive plus à tout suivre.

Comment garder le cap lorsque tout semble se bousculer alors que l’on est à la tête de son entreprise ?


Dans la quête de l'efficacité et de la productivité, on est souvent à la recherche d'outils innovants afin d’optimiser la gestion de son activité. Laissez-moi vous parler de Notion : un outil de productivité tout-en-un, qui se révèle être un allié de choix pour centraliser et organiser les opérations de son business. On ne perd plus de temps à jongler entre plusieurs outils et rechercher des informations, car tout est au même endroit ! Vous souhaitez améliorer votre fonctionnement et aller de l’avant avec Notion ?


C’est le sujet du jour dans cet article, où je vais vous livrer mes meilleurs conseils pour structurer au mieux votre business avec Notion.


Comprendre les bases de Notion


Notion est un outil puissant et polyvalent qui propose plusieurs fonctionnalités essentielles pour les entrepreneurs. Parmi les principales fonctionnalités utiles, on trouve les bases de données, les tableaux et les pages. Chacune de ces fonctionnalités répond à des besoins spécifiques et permettent de gérer différents aspects de l'activité entrepreneuriale.


Que ce soit pour le suivi des interactions clients, la gestion des projets, la gestion des tâches ou des dépenses, le suivi pour les ressources humaines ou encore le fait de disposer d’un catalogue de produits, Notion permet de créer des espaces entièrement personnalisables, et ce pour chaque domaine de votre activité.


L'une des premières étapes pour tirer pleinement parti de Notion est de comprendre ses bases.

Familiarisez-vous avec ses fonctionnalités clés telles que les bases de données, les tableaux et les pages, ainsi que les possibilités de personnalisation. Créez ensuite des bases de données adaptées à vos besoins spécifiques, ce qui vous permettra d'organiser vos informations de manière efficace et d'avoir une vue d'ensemble claire de tous vos projets.


Optimiser la gestion de projet


Notion peut devenir votre meilleur allié pour gérer vos projets de manière efficace. Créez-vous un espace pour vos projets. Utilisez les tâches et sous-tâches, les calendriers et les statuts pour planifier et suivre les projets en cours. Jouez avec les différentes vues et filtres pour afficher les infos nécessaires.


Vous pouvez également intégrer des outils de suivi du temps ou de gestion des ressources pour une meilleure maîtrise des délais et des ressources allouées à chaque projet.

Vous travaillez à plusieurs ? Pas de souci, mais c’est encore mieux quand on est bien équipé : rajoutez une colonne et attribuez les tâches à vos collaborateurs. Déléguer et collaborer n’a jamais été aussi simple !


Centraliser la collaboration et la communication


La collaboration est au cœur de la réussite d'une entreprise et de ses projets. Grâce à Notion, vous pouvez collaborer en temps réel avec votre équipe. Utilisez les commentaires, les mentions et les notifications pour une communication fluide et efficace.


Vous pouvez créer des espaces dédiés à certains départements ou activités, ainsi que créer des groupes quand vous avez choisi le plan “entreprise” ; cela permet de notifier toutes les personnes de l’équipe au lieu de les nommer une à une.


Certains espaces ne seront pas destinés à tous : faites bien attention quand vous donnez les accès aux personnes. Veillez à bien gérer les options d’autorisation afin de maintenir la confidentialité des données sensibles.


Automatiser les processus


Gagnez un temps précieux en automatisant certains processus grâce à Notion. Pour ce faire, il y a plusieurs moyens.


Le premier consiste à créer, pour les activités récurrentes, un modèle dans une de vos bases de données. Par exemple, dans votre to-do list, quand vous devez chaque mois faire le bilan ou revoir vos objectifs, vous pouvez créer un modèle. Réfléchissez aux étapes nécessaires à ce bilan et inscrivez-les toutes dans votre modèle. Vous pouvez ensuite le programmer pour qu’il se répète automatiquement à une certaine fréquence.


Le second moyen d’automatiser un processus consiste à utiliser les boutons, une fonctionnalité de Notion qui va vous permettre de créer des sections, changer un statut ou encore ajouter une page.


Explorez les intégrations avec d'autres outils comme Zapier ou Make pour créer des flux de travail automatisés. Que ce soit pour l'envoi de notifications, la gestion des données ou la création d’espaces, l'automatisation vous permettra de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.


Personnalisez votre espace pour répondre à vos besoins


Notion offre une flexibilité remarquable aussi bien en termes esthétiques que pratiques. Vous pouvez utiliser les modèles prédéfinis pour démarrer rapidement de nouveaux projets ou commencer par une page blanche pour être sûr de partir sur de bonnes bases. C’est comme si on disposait d’une toile et qu’il n’y avait pas de limite à la créativité !


Personnalisez l'interface pour une expérience utilisateur optimale en organisant les informations selon vos préférences. Notion fonctionne par bloc, que ce soit un texte ou une image. C’est comme jouer aux Legos : on imbrique des blocs, et on peut tout déplacer et retransformer à l’infini. C’est comme avoir une toile pour peindre et n’avoir aucune limite à sa créativité !


Vous pouvez également étendre les possibilités de Notion en ajoutant des fonctionnalités tierces grâce à des intégrations ou des widgets. Mes préférés sont : l’horloge, la météo, Pomodoro ou Spotify.


Vous pouvez trouver vos widgets sur plusieurs sites : https://indify.co/ ou Apption.co


Conseils pour une utilisation efficace de Notion


La simplicité et l'ergonomie sont essentielles pour tirer pleinement parti de Notion. Il est bien tentant de rajouter plein d’images partout, des émojis, des icônes, etc. Cependant, n’allez pas trop loin et ne vous perdez pas trop de ce côté. Restez dans la simplicité, surtout au début, prenez bien le temps de vous familiariser avec toutes les fonctionnalités. Peut-être que plus tard, vous pourrez créer un espace avec plus de couleurs, et pourquoi pas avec votre identité visuelle !


Mettez en place une routine de maintenance régulière pour garder votre espace propre et organisé. Votre système d’organisation doit évoluer selon vos besoins, ce qui veut dire que votre espace Notion sera aussi amené à changer. Prenez un rendez-vous avec vous-même dans votre agenda pour le faire, cela est vraiment important.


Dans les débuts, encouragez votre équipe à bien utiliser Notion et assurez-vous de bien former chaque nouvel utilisateur. Notion, en effet, est un outil qui demande un temps d'adaptation et de formation, surtout quand il a été créé par quelqu'un d'autre.


Mon conseil : Vous pouvez, par exemple, créer pour votre entreprise une section wiki. Il s’agit d’un endroit où se trouvent toutes les informations utiles concernant votre activité. Vous pouvez prévoir un accès à ce wiki dans le processus d’onbarding pour tout nouveau collaborateur ou prestataire avec lequel vous serez amené à travailler.


Conclusion

Notion peut transformer la façon dont vous gérez votre entreprise. En comprenant les bases, en optimisant la gestion de projet, en centralisant la collaboration, en automatisant les processus, en personnalisant l'outil, et en suivant des conseils d'utilisation efficace, vous pouvez améliorer considérablement votre espace Notion et augmenter la productivité de votre entreprise.


Il faut prendre en compte qu’il est important de prendre le temps de se former afin de jouir de l’entièreté des possibilités sur Notion, et cela prend énormément de temps si vous le faites tout seul.


Vous avez besoin d’aide pour le faire ?


Je peux vous proposer deux solutions :


La première : si vous êtes déjà sur Notion, que vous avez votre espace et vous souhaitez l’améliorer, je peux l’auditer pour vous donner mes meilleures recommandations d’amélioration pour que vous puissiez gagner encore plus de temps.


La seconde : je peux créer votre espace de travail à votre place, plus besoin de vous prendre la tête à le faire vous-même ! En plus, j’ai une offre exprès en 1 jour, je le créer pour vous et vous former à l'utiliser. Ainsi, à la fin de la journée, vous pouvez repartir avec un espace complet qui vous permettra de gagner en temps, diminuer votre charge mentale et retrouver clarté dans votre quotidien.

 

Moi, c’est Eunice, je suis consultante en organisation et experte Notion. J’accompagne les créatrices de contenus à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de systèmes d’organisation.


La création d'espace de travail ça me connait, n'hésitez pas à réserver un appel découverte pour discuter de votre situation.



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