Il est parfois très compliqué de pouvoir faire en une semaine tout ce qu’on avait imaginé : passer du temps avec ses amis et sa famille, faire du sport, les courses, de la lecture, méditer et tout cela, en plus de l’énorme quantité de travail… Bref, trouver le temps pour accomplir toutes nos tâches peut parfois sembler être un défi insurmontable.

Cependant, avec les bonnes habitudes en place, il est possible de maximiser notre temps et d'accomplir davantage chaque semaine. Dans cet article, je vais vous partager cinq habitudes clés pour optimiser son emploi du temps et être plus productif !

1. Utiliser une to-do liste portable

On passe énormément de temps en déplacement, que ce soit pour se rendre à son lieu de travail, attendre les autres ou entre les rendez-vous : cela peut vite représenter jusqu’à 6 heures dans une semaine. Lorsque ces moments arrivent, on peut avoir tendance à chercher une activité avec laquelle s’occuper. On finit très rapidement à scroller sur les réseaux sociaux ou jouer à un jeu sur son téléphone.

Si vous preniez ce “temps vide” pour avancer sur des tâches qui peuvent être effectuées rapidement là où vous êtes ?

Dans les transports en commun ou en attendant un rendez-vous à l’extérieur, avoir une to-do liste portable m’est essentiel. Cette liste me permet de rester organisée et de tirer profit des moments de temps libre pour accomplir des tâches importantes.

En utilisant des applications comme Notion sur mon téléphone, je peux facilement accéder à ma liste de tâches et rester productive où que je sois.

Pour cela, il faut que les tâches soient faisables facilement avec son téléphone ou son cerveau, et demandent un niveau de concentration bas. Ma technique réside dans le fait de les répertorier grâce à une étiquette dans ma to-do liste. Ainsi, quand arrive le moment de rentrer ou me rendre ailleurs, je peux rapidement les discerner et cela m’évite de les traiter lorsque je suis déjà au bureau.

2. Éliminer les petites pertes de temps

Nous avons tous des activités qui semblent innocentes, mais qui finissent par nous faire perdre un temps précieux. Que ce soit le temps passé à scroller sur les réseaux sociaux ou à faire des courses à la dernière minute, ces petites pertes de temps peuvent s'accumuler rapidement. Cela peut vite représenter jusqu’à 2 ou 3 heures dans nos journées.

Il est important de sonder sa journée pour discerner les sources de ces pertes de temps. Cela peut être un déplacement de trop, une activité trop de fois répétée ou un fonctionnement trop long. Il peut s’agir d’une activité importante ou aussi complétement insignifiante.

Voici quelques exemples : prendre trop de temps pour choisir ses habits le matin, pour classer ses documents ou pour chercher une place de parking, faire trois fois les courses dans la semaine, ou encore devoir se rendre à la maison avant d’aller au sport.

À vous de scanner vos journées et semaines pour voir ce qui a besoin d’être éliminé ou traité différemment pour réduire la perte. Vous devez tout sonder et discerner ce qui est source de perte de temps et comment y remédier.

De mon côté, dans le passé, j’ai remarqué que je perdais trop de temps dans mes semaines à faire à manger au quotidien et ceci, deux fois par jour. Il s’agit d’une activité importante, donc je ne peux pas l’élimer, mais je peux la traiter autrement.

C’est à ce moment-là que j’ai commencé à mettre place le “batching” ou “batch cooking”. Il s’agit de prendre une journée pour préparer les repas de la semaine entière. On regroupe les tâches de même nature au même moment au lieu de les étaler sur la journée ou la semaine. Cela demande de prendre le temps en amont pour planifier ses repas, mais le gain de temps est considérable, et il aura un impact inévitable sur le temps passé en courses et derrière les fourneaux.

Cette technique peut être utilisée pour toute activité répétitive, aussi bien dans le privé que pour les tâches professionnelles. En identifiant et corrigeant ces activités qui me prennent trop de temps, je peux récupérer des heures précieuses dans ma semaine !

3. Combiner des habitudes

Une façon efficace d'optimiser son temps est de combiner des activités ou des habitudes. Pour cela, il faut prendre une activité passive et une activité active. La passive sera une activité physique telle que marcher, courir ou faire la vaisselle, tandis que l’active sera une activité mentale comme écouter un podcast, téléphoner, ou bien écrire.

Il faut donc discerner les tâches compatibles et facilement applicables ensemble. (C’est sûr que je vais éviter de courir et d'écrire en même temps, car ce n’est vraiment pas pratique ! À la place, je peux écouter un podcast ou organiser dans ma tête mon prochain événement.)

Pour instaurer cette technique, c’est à vous de faire la liste des bonnes habitudes et des activités que vous souhaitez avoir dans votre journée. Ensuite, vous pourrez relier celles qui peuvent facilement être appliquées en même temps.

Par exemple, lorsque je fais la vaisselle, j'en profite pour écouter un podcast ou passer un appel téléphonique (par contre pas agréable pour la personne à l’autre bout du fil). Ou bien lorsque je vais à la douche, je réfléchis à un projet, comment le planifier et plein d’idées en découlent. Cette approche me permet de maximiser mon temps et d'accomplir plusieurs tâches en même temps, sans compromettre ma productivité.

4. Faire correspondre le bon moment avec la bonne tâche

J'ai appris qu'il est crucial de comprendre mes variations d'énergie et de concentration tout au long de la journée. Oui, car chaque moment n’est pas égal, et on est tous sujets à des variations.

Tant qu’on ne fait pas attention à ça, certaines tâches pourront nous paraître interminables, lourdes, compliquées et ce, parce qu’on les aura placées au mauvais moment. Plein de facteurs différents peuvent entraver nos journées et notre énergie, que ce soit le manque de sommeil, la maladie ou encore la météo, et il est important d’adapter ses journées en fonction.

En identifiant ses pics de performance, on peut planifier ses tâches les plus exigeantes pendant nos périodes d’efficacité, et réserver les tâches moins exigeantes pour les moments où la concentration est moindre.

Connaître mon chronotype m'aide également à optimiser mon emploi du temps en fonction de mes rythmes naturels. Ce n’est pas un mythe : on peut être plutôt une personne du matin ou du soir, car on est tous sujets à des cycles différents.

Pour vous aider dans cette réflexion, il est important que vous puissiez également connaître votre chronotype. D’ailleurs, j'ai justement écrit un article à ce sujet !

5. Bloquer son temps

Pour éviter de succomber à la procrastination, je bloque intentionnellement dans mon agenda de grandes plages horaires pour les “grandes” tâches. Je garde à l'esprit la loi de Parkinson, qui souligne que plus, je donne du temps à une tâche, plus elle aura tendance à s'étendre. Je veille donc à rester disciplinée dans l'achèvement de mes tâches dans les délais impartis.

En fixant des limites de temps réalistes pour chaque activité, je suis en mesure de rester concentrée et de maintenir ma productivité.

En combinant votre to-do liste et votre agenda électronique, vous pourrez facilement utiliser cette technique. D’ailleurs, je peux utiliser cette méthode de travail avec Notion Calendar, car mon agenda et ma to-do list sont affichés au même endroit.

Conclusion les bonnes habitudes

En mettant en pratique ces 5 habitudes, vous pourrez transformer votre semaine et devenir plus productif que jamais :

• utiliser une to-do list portative pour les tâches que l’on peut effectuer à l’extérieur

• limiter les activités perte de temps

• combiner les tâches qui peuvent l’être

• planifier son temps selon son pic de concentration, et

• bloquer son temps pour des tâches précises.
  

N'oubliez pas que le changement prend du temps, alors allez-y étape par étape et soyez patient avec vous-même !

En adoptant progressivement ces habitudes, vous verrez une amélioration significative dans votre capacité à gérer votre temps et à accomplir vos objectifs.

Prenez dès aujourd'hui le premier pas vers une semaine plus productive en choisissant une des habitudes mentionnées et en commençant à la mettre en pratique dans votre vie quotidienne. Vous serez surpris des résultats que vous pourrez obtenir en investissant un peu de temps et d'effort dans l'optimisation de votre emploi du temps !

 Moi, c’est Eunice, je suis consultante en organisation et experte Notion. J’accompagne les entrepreneures en ligne à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de systèmes d’organisation avec Notion.